Verlof is duur, dus een nauwkeurige administratie loont!

De verlofadministratie van 2009 is (bijna) afgesloten. Tijd dus om ervoor te zorgen dat de verlofrechten voor 2010 weer berekend worden en dat alle overgebleven uren van 2009 overgezet worden naar 2010.

In de praktijk zien we regelmatig dat de verschillende verlofsaldo’s (vakantiedagen, adv-dagen, tijd voor tijd uren) aan het einde van het verlofjaar bij elkaar worden geteld. Samen vormen deze uren dan het ‘meegenomen verlof’ voor het nieuwe jaar.

Maar de verlofsoorten hebben elk een verschillend wettelijk karakter. En het ‘samenvoegen’ van deze uren kan een hoop geld kosten.

Vakantiedagen

Voor vakantiedagen geldt dat in de wet is geregeld dat deze een verjaringstermijn hebben van 5 jaar, na de laatste dag van het kalenderjaar waarin de aanspraak is ontstaan. De bedoeling van deze verjaringstermijn is dat werknemers in de gelegenheid worden gesteld om langdurig verlof te kunnen nemen. Werkgevers kunnen hierdoor te maken krijgen met een stuwmeer aan vakantiedagen.

Daarnaast geldt dat bij uitbetaling van de niet opgenomen vakantiedagen bij het einde van een dienstverband en bij tussentijdse uitbetaling van de bovenwettelijk vakantiedagen (art. 7:641 BW) vakantietoeslag ( 8%) berekend moet worden.

Adv-dagen

Het recht op adv-dagen is in tegenstelling tot vakantiedagen niet in de wet geregeld, maar in een cao, individuele arbeidsovereenkomst of arbeidsvoorwaarden. De status van de adv-dagen is afhankelijk van wat daarin is vastgelegd.
Adv-dagen zijn in het leven geroepen om het verlies van arbeidsplaatsen tegen te gaan en nieuwe arbeidsplaatsen te creëren. Dit betekent dat deze regeling niet de bedoeling heeft om de werknemer te beschermen tegen overbelasting door hem betaald verlof te geven. Om die reden is het wettelijk regime dat geldt voor vakantiedagen dan ook niet van toepassing op adv-dagen.

Een belangrijk verschil tussen adv-dagen en vakantiedagen is dat niet opgenomen adv-dagen bijvoorbeeld per in de cao, individuele arbeidsovereenkomst of arbeidsvoorwaarden overeengekomen periode komen te vervallen.
Daarnaast hoeven opgebouwde, nog niet genoten adv-dagen bij het einde van een dienstverband niet te worden uitbetaald. (Tenzij beide partijen dat expliciet zijn overeengekomen.) In principe kunnen tijdens ziekte geen adv-dagen worden opgebouwd. Over adv-dagen hoeft geen vakantietoeslag betaald te worden.

Verlofadministratie

Alleen met een nauwkeurige administratie weet u wanneer de vakantiedagen van uw medewerker verjaren, en wat de wettelijke en bovenwettelijke dagen zijn. Bovendien zorgt u met een correcte administratie ervoor dat u alleen over het juiste verlof vakantietoeslag betaalt.

Kortom, registreer elke verlofregeling die in uw organisatie aanwezig is en schuif de resterende uren door naar dezelfde verlofsoort in het nieuwe jaar. Alleen zo voorkomt u dure fouten in uw verlofadministratie.