Terug van vakantie? Begin eerst met het verwijderen van rommel uit je mailbox.

25 augustus 2020 - Leestijd: 2 Minuten

Verlof & Verzuim

Je komt net terug van een welverdiende vakantie, gaat aan je bureau zitten en wordt begroet door een overvolle mailbox. Weg ontspannen gevoel... Hoe pak je die overvloed aan mailtjes aan en hoe beperk je de stress op je eerste werkdag na een vakantie?

De eerste tip: maak afspraken en plan vooruit. "Zowel de werkgever als werknemer kunnen zich goed voorbereiden op een eerste werkdag na vakantie”, zegt Kim Van Houtven, senior HR-consultant bij SD Worx, tegen Het Laatste Nieuws. "Maak goede afspraken met zowel collega’s als klanten om een zorgeloos verlof tegemoet te gaan. Spreek goed af wie de inbox opvolgt en bij wie klanten of collega’s terechtkunnen. Geef ook aan wanneer je opnieuw aan de slag gaat, zodat je klanten of collega’s weten dat mails op die dag met prioriteit behandeld worden.’’

Dat is immers ook een soort boodschap. "Zo krijgen ze meteen mee dat ze jou alleen dringende mails moeten sturen tijdens de vakantieperiode. Op die manier loop je minder risico om een uitpuilende inbox aan te treffen met talloze replies en updates op één e-mail of onderwerp. Vergeet ook niet in je out-of-office reply duidelijk te maken bij wie een klant terecht kan in geval van nood.”

"We zien dat steeds meer mensen al op de laatste dag van hun verlof hun mailbox openen. Erken dat als werkgever."


Kim van Houtven, senior HR-consultant bij SD Worx

Laatste vakantiedag

Je kunt natuurlijk je out-of-office een dag langer aan laten staan, om te voorkomen dat men op je eerste werkdag na je vakantie al direct een antwoord van je verwacht. In de praktijk zien we dat dit niet vaak wordt gedaan. "Het ligt natuurlijk gevoelig, maar we zien dat steeds meer mensen al op de laatste dag van hun verlof hun mailbox openen”, zegt Van Houtven. "Een moderne HR-dienst of werkgever zal dat erkennen en bijvoorbeeld een halve dag langer vakantie door de vingers zien. Het is immers een beetje geven en nemen. Zo bevorder je ook de betrokkenheid van de werknemers. Wees daarnaast niet te star op de eerste werkdag na de vakantie. Zo kunnen werknemers even afstemmen wat ze gemist hebben en welke zaken ze met prioriteit moeten behandelen.”

Prioriteiteninbox

"Begin eerst de bagger uit je mailbox te verwijderen: nieuwsbrieven, algemene berichtgeving...", adviseert Van Houtven. "Zo heb je meteen een duidelijk zicht op wat je te wachten staat. Stel prioriteiten en verhoog zo de productiviteit. Sleep de belangrijkste e-mails die je moet behandelen dus naar een prioriteiteninbox, terwijl je kort door andere berichten gaat. Behandel die mails ook niet té snel, want soms is er al actie ondernomen waar je niet van op de hoogte bent. Ga dat eerst na om dubbel werk te vermijden.” 

Gerelateerde artikelen

refresh Meer artikelen