Digitaal ondertekenen in Cobra: gemakkelijk, voordelig en rechtsgeldig.

Werkgevers stellen jaarlijks talloze documenten op met (nieuwe) medewerkers waarvoor een juridisch geldige handtekening vereist is. Bijvoorbeeld over de arbeidsrelatie, studie of verlof. Het verwerken van de bijhorende documentenstroom is een tijdrovend en vaak omslachtig proces. Documenten worden heen en weer gestuurd, raken kwijt of komen zonder handtekening binnen. Het niet of niet tijdig laten ondertekenen van een (gewijzigd) arbeidscontract is echter niet zonder risico en kan in conflictsituaties zelfs leiden tot het betalen van een (forse) schadevergoeding.

Het gebeurt bijvoorbeeld nog regelmatig dat een medewerker die nieuw begint, pas op zijn eerste werkdag een afspraak bij HR heeft om het contract te tekenen. Als het contract een proeftijdclausule bevat, kan dat ertoe leiden dat deze ongeldig is. Zou je als werkgever de werknemer dan toch willen ontslaan in de proeftijd, dan moet je hem/haar terug in dienst nemen of een (forse) schadevergoeding betalen. Daarom is het belangrijk dat het contract voorafgaand aan de aanvang van de werkzaamheden wordt getekend.   

Overigens geldt dit ook voor alle bijlagen en clausules in een nieuwe arbeidsovereenkomst. Vaak zie je dat in een arbeidsovereenkomst een aantal aanvullende documenten van toepassing worden verklaard, denk aan een personeelshandboek, ziekteverzuimprotocol of een gebruikersovereenkomst voor verstrekking van bedrijfsmiddelen. Door werknemers te laten tekenen voor ontvangst en/of aanvaarding van deze documenten, kan er nooit discussie ontstaan of deze nu wel of niet van toepassing zijn. 

Dat geldt ook voor wijzigingen tijdens het dienstverband. Bij wijziging van bijvoorbeeld een functie of het aantal uren, wordt doorgaans een addendum opgemaakt. Dit document moet getekend worden voordat de wijziging ingaat. Gaat het om een functiewijziging, dan is het belangrijk om een eventueel non-concurrentiebeding of relatiebeding in het addendum op te nemen en de werknemer daar opnieuw voor te laten tekenen. 

In de praktijk betekent dit dat er in HR-processen dus behoorlijk wat documentatie (opnieuw) ondertekend moet worden. Al met al een behoorlijk extra last op de HR-afdeling. Hiervoor is een mooie oplossing; de digitale handtekening.

Digitaal ondertekenen in Cobra bied je de volgende voordelen:

• Tijdsbesparing: Het ondertekenen van documenten verloopt snel en makkelijk. Door het ondertekenproces op te nemen in een workflow heb je er bovendien geen omkijken meer naar.
• Grip en controle: digitaal ondertekenen vereist veel minder handelingen en het proces is inzichtelijk. Daardoor wordt er ook sneller actie ondernomen. Dit vermindert ook het aantal acties om niet-ondertekende documenten alsnog te laten tekenen en te retourneren.
• Rechtsgeldig: De handtekening voldoet aan de vereisten voor de digitale handtekening, conform eIDAS en artikel 3:15a Burgelijk Wetboek
• Maatschappelijk verantwoord: Je werkt 100% papiervrij. Dit is niet alleen beter voor het milieu, het is ook veel voordeliger dan alle papieren alternatieven.

Kortom: niet langer uitprinten, ondertekenen, inscannen en terugmailen. Geen gedoe om rechtsgeldige documenten per post sturen. Of iemand naar een locatie te laten komen om de natte handtekening te zetten. In plaats daarvan direct vanuit Cobra digitaal ondertekenen. Snel, makkelijk, veilig en automatisch opgeslagen waar je het nodig hebt

Vanuit het digitale personeelsdossier kunnen documenten via een workflow worden aangeboden om digitaal te ondertekenen door middel vaneen sms-verificatie of via het zetten van een handtekening met een muis of touchscreen.  De ondertekening gebeurt door de door jou op te geven ondertekenaar(s).

Het ondertekende document wordt inclusief het transactieverslag in het personeelsdossier van Cobra geplaatst.  Ook komt er een zegel over het document heen om te beveiligen tegen aanpassingen en om de echtheid te waarborgen

Digitaal ondertekenen is ontwikkeld in samenwerking met Evidos

De digitale handtekening is zeer eenvoudig aan te schaffen en te activeren via het Cobra diensten menu en kost € 0,62 cent per ondertekenaar per document. Met enkele klikken wordt digitaal ondertekenen onderdeel van de lopende overeenkomst.  Digitaal ondertekenen is daarna direct voor je beschikbaar en kun je met twee stappen gemakkelijk inrichten. Raadpleeg hiervoor de Online help van Cobra en zoek op “Digitaal ondertekenen inrichten”, daar vind je een stap-voor-stap uitleg