In 2 minuten je reiskosten per dag declareren via Cobra
Nu thuiswerken steeds meer de norm wordt, merken we dat veel bedrijven overwegen om de reiskosten op een andere manier te vergoeden aan medewerkers. Een vaste vergoeding per maand is voor veel werkgevers niet meer wenselijk, en een veelgehoord alternatief is een vergoeding per daadwerkelijk gereisde dag.
Daarnaast kennen we sinds 1 januari 2022 een onbelaste thuiswerkkostenvergoeding van maximaal € 2,15 per dag (2023). Je mag altijd slechts één van de twee betalen op een dag; dus of de reiskostenvergoeding óf de thuiswerkvergoeding. Maak hier duidelijke afspraken over met je medewerkers en laat hen dit ook duidelijk registreren. Afhankelijk van de regeling die jij hebt biedt onze software daar verschillende mogelijkheden voor.
Het thuiswerkrooster
Medewerkers kunnen eenvoudig in Cobra het aantal thuiswerkdagen opgeven. Cobra rekent een kostenindicatie voor je uit, inclusief de reiskostenvergoeding als je die van toepassing is. Zo hoeft je als werkgever niet per werkdag bij te houden welke vergoeding je toekent.
Via een workflow kan de werknemer doorgeven op welke dagen hij verwacht structureel thuis te gaan werken.
Zijn er looncomponenten ingericht, dan toont het samenvattingsscherm een indicatie van de thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding als die er is. Na akkoord doet de software de rest. De afspraak wordt geregistreerd, de thuiswerk- en reiskostenvergoeding worden berekend en op een uit te betalen looncode geplaatst. Als er een structurele wijziging in het thuiswerkrooster plaatsvindt, dan kan de medewerker die wijzigingen doorgeven en wijzigt daarmee de samenhangende kostenvergoeding.
Gebruik je de declaratiemodule al?
Vergoedingen van reis- en thuiswerkdagen kunnen ook op basis van onze declaratiemodule. Voor de medewerkers die geen rooster hebben, omdat zij op oproepbasis werken, of medewerkers waarvoor je de daadwerkelijke reiskosten wilt vergoeden, kunnen looncodes aangemaakt worden die gekoppeld worden aan de "declaratiemodule reiskosten" bijvoorbeeld.
De medewerker dient de declaratie dan in via Cobra en hoeft alleen maar het daadwerkelijk aantal gereisde dagen in te vullen.
Zijn er looncomponenten ingericht, dan toont het samenvattingsscherm een indicatie van de thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding als die er is. Na akkoord doet de software de rest. De afspraak wordt geregistreerd, de thuiswerk- en reiskostenvergoeding worden berekend en op een uit te betalen looncode geplaatst. Als er een structurele wijziging in het thuiswerkrooster plaatsvindt, dan kan de medewerker die wijzigingen doorgeven en wijzigt daarmee de samenhangende kostenvergoeding.
Meer weten over onze SD Worx HR & Salaris?
Neem dan contact op via ons demo-formulier. We laten je graag vrijblijvend de mogelijkheden en functionaliteiten van Cobra zien.
Jan-Henk van Bennekom
Commercieel directeur
Gerelateerde artikelen
Event
CO2-rapportage en mobiliteitsbudget
Onze sprekers informeren je tijdens dit webinar over de CO2-rapportageplicht en de mogelijkheden van het mobiliteitsbudget. Tijdens dit on-demand mag je van ons veel praktische, heldere voorbeelden verwachten en kun je je vragen live aan ons stellen.
2024-03-21
E-book
Payroll: zeer gewaardeerd, nauwelijks geoptimaliseerd
Welke waarde wordt payroll –een hoeksteen van HR –toebedeeld in tijden van crisis? Passen bedrijven hun strategieën aan? En worden outsourcing en flexibele beloningssystemen als onderdeel van de oplossing gezien? Deze en andere vragen worden beantwoord in een boeiend e-book.
E-book
Goed personeel vinden én behouden?
Met deze tips verbeter je jouw loonbeleid.