Nu thuiswerken steeds meer de norm wordt, merken we dat veel bedrijven overwegen om de reiskosten op een andere manier te vergoeden aan medewerkers. Een vaste vergoeding per maand is voor veel werkgevers niet meer wenselijk, en een veelgehoord alternatief is een vergoeding per daadwerkelijk gereisde dag.
Laat medewerkers zelf reisdagen declareren in Cobra
Goed nieuws! Medewerkers kunnen namelijk zelf het aantal gereisde dagen invoeren in Cobra: onze HR- en salarissoftware. Een medewerker kan dan gemakkelijk reisdagen laten declareren via de declaratieworkflow. In plaats van een vaste reiskostenvergoeding per maand of per periode ontvangt een medewerker een vaste reiskostenvergoeding per dag. De medewerker dient de declaratie in via Cobra en hoeft alleen maar het daadwerkelijk aantal gereisde dagen in te vullen.
In Cobra is deze declaratiemodule vanaf de Premium-editie standaard beschikbaar.
Gebruik je de declaratiemodule al?
Dan kun je vrijwel direct van start. Ben je klant bij een van onze serviceteams, volg dan deze stappen:
- Stap 1: vraag de benodigde looncodes aan bij je serviceteam
- Stap 2: het serviceteam zal aangeven wanneer de looncodes ingericht zijn
- Stap 3: Voer op de door het serviceteam aangegeven looncode per medewerker de reiskosten per dag in als vast looncomponent
- Stap 4: voeg de door het serviceteam aangegeven looncode voor het invoeren van de dagen toe in het looncomponentenfilter van de declaraties vanuit de beheerrol
- Stap 5: communiceer over de werkwijze richting je medewerkers.
Lukt het niet of heb je hulp nodig? Neem dan contact op met je accountmanager. Onze consultants staan voor je klaar.
Maak je gebruik van de Cobra-applicatie zonder ondersteuning van een serviceteam? Volg dan deze stappen:
- Stap 1: maak of identificeer de benodigde looncodes, (1) vast bedrag per dag over een vrije rondslag en (2) indicatieve dagen code die telt in deze vrije grondslag
- Stap 2: voer op looncode (1) per medewerker de reiskosten per dag in als vaste looncomponent
- Stap 3: voeg looncode (2) voor het invoeren van de dagen toe in het looncomponentenfilter van de declaraties vanuit de beheerrol
- Stap 4: communiceer over de werkwijze richting je medewerkers.
Beschik je nog niet over de declaratiemodule, maar gebruik je wel Cobra?
- Heb je Cobra Essential, maar wil je wel graag de declaratiemodule gaan gebruiken? Neem dan eerst contact op met je accountmanager.
- Neem je Cobra Premium, Professional of Enterprise bij ons af, maar maak je nog geen gebruik van de declaratiemodule? Dan is dit een uitstekende gelegenheid om deze functionaliteit in gebruik te nemen.
Maak je nog geen gebruik van Cobra?
Neem dan contact op via ons demo-formulier. We laten je graag vrijblijvend de mogelijkheden en functionaliteiten van Cobra zien.
vraag een demo aan>
Fiscale en juridische gevolgen
We hebben al aardig wat geschreven en gezegd over de fiscale en juridische aspecten rondom corona en (reiskosten)vergoedingen. Wil je nog eens wat teruglezen? We hebben wat info voor je op een rijtje gezet:
We helpen je graag om het zo gemakkelijk mogelijk te maken. Heb je nog vragen? Laat het ons weten!
