In de schijnwerpers: Van Dillen Bouw

14 juni 2017 - - Leestijd: 6 minuten
Verloning Automatisering

Een interview met directeur Cees van Dillen en salarisadministrateur Harry Plaizier bij bouwbedrijf Van Dillen  

"Om ons werk goed te doen, hebben we én een specialist nodig voor onze Bouw CAO én een flexibel HRM en salarissysteem. SD Worx en Cobra dragen daar aan bij."

Van Dillen
Cees van Dillen, de negende generatie Van Dillen die aan het roer staat van het bijna 300 jarige aannemersbedrijf, en loon- en salarisadministrateur Harry Plaizier vertellen over continue in beweging zijn en het digitaliseren van werk waardoor er nog meer aandacht ontstaat voor personeel, opdrachtgevers en klanten. “Om ons werk goed te doen, hebben we én een specialist nodig voor onze Bouw CAO én een flexibel HRM en salarissysteem. SD Worx en Cobra dragen daar aan bij.”

 


Jullie bestaan bijna 300 jaar. Da’s een hele tijd. Wat is jullie geheim?

Cees: “Kortgezegd zou je kunnen zeggen: meebewegen, blijven veranderen en vooruitzien! 
Elke generatie Van Dillen heeft te maken met uitdagingen van die tijd. Door mee te blijven bewegen in wat zich voordoet en door vooruit te blijven kijken en continue te blijven ontwikkelen, zijn we gekomen waar we vandaag en morgen staan. Mijn vader heeft toendertijd gekozen voor continuïteit en is zich gaan richten op renovatie en onderhoud van bestaande bouw. Het is door eigenlijk deze eigenzinnige richting dat wij juist zijn blijven groeien, ook in tijden van de crisissen die we meerdere malen in de bouw hebben gehad. 

Ons diensten en productenaanbod is continue in ontwikkeling.10 jaar geleden heb ik samen met mijn zwager het bedrijf overgenomen van mijn vader. We hebben toen Design & Construct verder ontwikkeld. Dit betekent dat we nu ook het ontwerp maken en daarmee het gehele proces van ontwerpfase tot en met onderhoudsfase doen. 

Klantvriendelijke werken staat bij ons hoog in het vaandel, bewoners en gebruiker staan in elk project centraal. Dat begint al in onze eigen timmerfabriek waar wij op maat bijvoorbeeld de kozijnen en gevels prefabriceren. Hierdoor kunnen we in één keer de goede kwaliteit in korte tijd plaatsen. Efficiency, kwaliteit en bewonerstevredenheid gaan bij ons hand in hand.”

Groot feest bij 300 jaar?

Cees: “We zullen zeker wat gaan doen maar we geloven ook wel dat het vooral om het nu gaat. Misschien dat we dat niet helemaal goed doen hoor, of we zijn daar te nuchter in. Zo hebben we ook geen koninklijke onderscheiding. Eerlijk gezegd steken we liever onze energie in het vinden van nieuw werk.”

Wat is de uitdaging voor deze generatie Van Dillen?

Cees: “Digitalisering! Wij voorzien dat op termijn de timmerman met weinig handelingen via een app informatie aanbiedt aan systemen, zoals je nu apps hebt die je bij het hardlopen ondersteunen en voorzien van informatie. Het verplaatsen van de administratieve rol naar de betreffende persoon daar zijn we nu gefaseerd mee bezig. 

Nu zal men eerst ervaren dat er meer zelf gedaan moet worden, met bijvoorbeeld het zelf invoeren van uren en verlofdagen. In de volgende stap houdt bijvoorbeeld je mobiel dat voor je bij. Dan gaat het al weer vanzelfsprekender. Dat betekent dat we onze systemen op elkaar willen gaan aansluiten. Een volgende stap wordt dan om deze systemen aan te sluiten op de systemen van onze opdrachtgevers zodat we de klant nog beter kunnen bedienen en inzicht kunnen geven met wat er in de woning is gebeurd. 

Het lijkt ver weg, maar ik denk dat het 2 jaar of misschien wel een jaar van ons vandaan is. Ik geloof in de huidige vorm van digitalisering. Het maakt ons werk leuker en we kunnen weer het werk doen waar we echt goed in zijn.”

Hoe draagt Cobra daar aan bij?

Cees: “We zijn erg gecharmeerd van de digitale mogelijkheden die Cobra ons bedrijf biedt. Een systeem moet voor je werken, HR informatie is realtime aanwezig waardoor wij eerder en makkelijker kunnen sturen op een gezond personeelsbestand. Het maakt het voor ons mogelijk onze medewerkers te betrekken. Cobra werkt daar goed aan mee met de mogelijkheden van ESS en MSS.”

Hoe voeren jullie de digitalisering door in de organisatie?

Cees: “Doordat we steeds meer digitaliseren, nu ook weer met het nieuwe ERP systeem, komen mensen er steeds meer in aanraking mee en beseffen ze dat het de standaard wordt. En dat helpt ons ook om de HRM module optimaal te benutten. Ik heb de ervaring dat we het steeds beter gaan gebruiken, het geaccepteerd wordt en we het daarna volledig gaan toepassen. Zo doen we steeds een stapje.”

Een bedrijf volop in beweging. Hoe zit dat met de medewerkers?

Cees: “Wat ik zelf heel belangrijk vind, is dat medewerkers weten dat het standaard is dat je moet veranderen. Bij functioneringsgesprekken vragen we daarom standaard: wat voor werk doe je na je 55e? Doordat we nu ook ontwerpen doen, wordt er nu van een projectleider heel wat anders verwacht dan een paar jaar geleden. Of een werkvoorbereider die nog niet digitaal kan tekenen zal binnen afzienbare tijd toch de switch moeten maken. We willen in ons personeelsbeleid daarop vooruitlopen.

Resultaten van de functioneringsgesprekken leggen we vast in Cobra en daar waar van toepassing stellen we opleidingsplannen vast. Eigenlijk een soort carrière planning. En door het digitaal beschikbaar hebben van de informatie, is dit voor alle betrokkenen gemakkelijk te raadplegen en helpt het ons in ons ontwikkelende personeelsbeleid.” 

Jullie zijn ook met Cobra volop in beweging?

Cees: “Klopt! Voor de fusie met SD Worx waren we al klant van CTB en maakten we gebruik van het toenmalige loon- en salarissysteem LoSa. Vanuit LoSa zijn we mee veranderd naar Cobra en nu naar Cobra8. We maken inmiddels ook gebruik van ESS. We hebben ons een jaar de tijd gegeven om hier op over te gaan en onze medewerkers te betrekken in het HR proces. Dit jaar zijn we gestart met de implementatie van nieuw ERP systeem Microsoft Nav van 4PS voor onze uren en projectadministratie, wat overigens eerder ook in beheer was van CTB.”

Harry: “Vanuit Cobra is er al een webservices naar het ERP systeem waarmee de NAW gegevens worden uitgewisseld. Er komt ook een webservices vanuit het ERP systeem naar Cobra. Nu is het nog zo dat ik de geaccordeerde uren vanuit de projectadministratie in het ERP systeem nog apart moet invoeren in Cobra Salaris. Straks gaat dat automatisch op dag of op week niveau. Ook zal men straks zelf de uren kunnen opgeven.”

Wat kengetallen. Wat is het gemiddeld aantal dienstjaren bij een familiebedrijf dat al zolang bestaat?

Cees: “Even uit het hoofd, uiteraard kunnen we dat in het dashboard van Cobra raadplegen, ik schat dat de gemiddelde leeftijd 45 jaar is. We zien dat medewerkers boven die leeftijd langer dan 20 jaar in dienst zijn. Ik schat dat het gemiddelde ook wel 20 dienstjaar is.”

Cobra is voor registratie en rapportage. Hoe wordt vanuit het management de informatievoorziening vanuit Cobra ervaren?

Cees: “Voor onze vergaderingen gebruiken we verschillende rapportages uit Cobra. We bespreken het dashboard en zoomen in op ziekteverzuim, het aflopen van tijdelijke contracten en de leeftijdsopbouw van ons personeelsbestand. 

Het ziekteverzuimoverzicht met de grafieken is daarbij een belangrijk overzicht. Het geeft ons inzicht in welke afdeling of divisie het hoogste ziekteverzuim heeft, waarom het komt en welke mensen het betreft. Ik vind dat eigenlijk een heel mooi grafiekje, het helpt ons enorm. Zijn de cirkeltje klein dan ligt het verzuim keurig op de doelstelling dan hoeven we eigenlijk niets te doen en anders kunnen we verder inzoomen en maatregelen nemen.”

Hoe betrekken jullie medewerkers in Cobra?

Harry: “In april vorig jaar hebben we jullie HR consultant Mohamed over de vloer gehad en zijn we gestart met het in gebruik nemen van ESS vanuit Cobra8. Al onze medewerkers hebben ESS. Nu zijn we bezig met het inregelen dat iedereen de verlofregistratie kan inzien. De kalender is inzichtelijk en kan men de verlofplanning gelijk raadplegen. Mijn ambitie is dat elke werkuitvoerder straks een managers mogelijkheid heeft en mij niet meer hoeft te bellen voor gegevens. De gegevens die zichtbaar zijn, zijn dan altijd actueel en altijd beschikbaar.”

Cees: “Wat ik fantastisch vind, is dat er in Cobra een informatie tegel is ingericht als pensioenloket. Omdat onze medewerkers lang bij ons werken betrekken we hen actief en kunnen ze begeleiding krijgen bij hun pensioenopbouw. In de Info tegel is hiervoor de link opgenomen naar Mijnpensioenoverzicht en naar het bedrijfspensioenfonds.”

Welk voordeel ervaren jullie van het betrekken van medewerkers? 

Van Dillen 1Cees: “Het zelf opvragen en inkijken van verlof en ziekteverzuimdagen door medewerkers en managers scheelt op onze HR afdeling al merkbaar tijd. Binnenkort wordt het digitaal accorderen in gebruik genomen. En neem nou de verlofkalender. Het is een voordeel dat iedereen dat gelijk kan inzien en beter zijn verlof kan plannen.”

Hoe verder met het in gebruik nemen van workflow? Staat dat voor later dit jaar gepland? 

Harry: “We gaan eerst verder met het digitaliseren van informatie, dat is ook nog een slag die gedaan moet worden. Documenten zoals arbeidsovereenkomsten, functioneringsgesprekken, opleidingsgegevens wil ik allemaal gedigitaliseerd hebben. Dat scheelt weer, want dan hoef ik mijn personeelsmap niet zo dik te maken.” 

Gebruiken jullie ook de digitale loonstrook? Hoe is dat gegaan? 

Harry: “We zijn helemaal over op de digitale loonstrook. De overgang is heel verschillend ervaren. De een vertelt dat hij de strook bekeken heeft, de ander houdt het nog een beetje af. Of ze bellen dat het wachtwoord inmiddels verlopen is, nou dan weet je ook hoe laat het is.

Bijzonder is dan ook weer dat van de mensen waarvan je het niet zou verwachten, juist enthousiast langskomen met hun mobiel en vragen hoe ze de Cobra app moeten inregelen. En de volgende keer dat ik ze dan weer spreek, gaat het gelijk over dat het gelukt is om de strook te bekijken. Ja, dan zie je ook echt trotse medewerkers. En ik moet zeggen dat ik de afgelopen periode heel weinig vragen gekregen heb over het verstrekken over de jaaropgaven. Mensen beginnen de weg te kennen.”

Welke eisen stellen jullie aan een HRM en salarissysteem? Wat is belangrijk aan Cobra?

Harry: “Flexibiliteit. Ik vind het belangrijk dat je in een HRM systeem elk gevraagd rapport zou moeten kunnen opvragen. Bestaat het nog niet, dan zou je het zelf moeten kunnen maken. Op dat punt zoek ik altijd naar een stuk flexibiliteit in een HRM systeem. Dat geldt ook voor de registratie en ook hoe we ESS stapsgewijs in de organisatie uitrollen. We hebben eerst het inzien aangepakt en gaan daarna pas het muteren in gebruik nemen via workflow. Cobra biedt voldoende flexibele mogelijkheden voor ons.”

Salarisverwerking doen jullie in eigen beheer. Goed te doen?

Harry: “De salarisverwerking doen we al jaren zelf, we maken daarbij gebruik van het CAO loonmodel van SD Worx. Het is een bewuste keuze geweest om de verwerking in eigen beheer te doen. Ik houd me bezig op de gebieden salaris, HR en pensioen.”

Hoe ondersteunt SD Worx daarbij?

Harry: “Vanuit SD Worx krijgen we ruim van te voren te horen dat er een update komt en welke wijzigingen er zijn. En als ik vragen heb over hoe ik bepaalde loontechnische zaken moet verwerken in Cobra, dan neem ik contact op met Support van SD Worx. Dat gaat allemaal prima.”

Wat maakt jullie een tevreden klant?

Harry: “Vertrouwen kunnen hebben in de software en daarmee in een goede loonverwerking.”
Cees: “En ook zeker de ondersteuning en kennis van onze Bouw CAO, daarom zijn we ook nooit weggegaan.”


 

Over Van Dillen

Logo Van DillenBouwbedrijf Van Dillen is een familiebedrijf sinds 1724. Gespecialiseerd in innovatieve & duurzame oplossingen voor renovatie en nieuwbouw waarbij aandacht voor bewoners en gebruikers en het nastreven van topkwaliteit voorop staat. Er werken ongeveer 110 medewerkers bij Van Dillen.

Op zoek naar meer informatie?

Contact

Volg ons op :