In de schijnwerpers: Van Santvoort

14 juni 2017 - - Leestijd: 6 minuten
Verloning Automatisering

Een interview met Chris Pijnenburg, personeelsfunctionaris en KAM coördinator bij Van Santvoort

Vol passie vertelt Chris over het van origine familiebedrijf, het weer groeiende personeelsbestand en de veranderende werkwijzen door het gebruik van Cobra Selfservice (ESS) en de overstap naar externe salarisverwerking door SD Worx. “Hadden we dat maar eerder gedaan” is zijn overall conclusie.

Van Santvoort 

In 2008 zijn jullie gestart met de salarisverwerking via Cobra Salaris en gebruiken jullie Cobra HRM. Inmiddels zijn jullie overgestapt naar salarisverwerking door SD Worx. Wat was voor jullie de aanleiding voor deze overstap?

van santvoort kantoorpand “Van origine maakte de salarisverwerking onderdeel uit van onze boekhouding. Eigenlijk een taak die er al die jaren maar gewoon bij werd gedaan. Ook hadden we intern een scheiding tussen UTA en bouw personeel, zodat ook de interne processen verdeeld waren. Mutaties en beheer voor de UTA werd door de boekhouding gedaan, de bouw viel onder mijn verantwoordelijkheid. 

De bouw kent een complexe CAO met veel regels waar je boven op moet blijven zitten om het goed toe te passen en te beheren. Naast die specifieke CAO kennis vraagt de salarisverwerking ook om kennis en inzicht in automatisering en het gebruiken van systemen. Ook al maakten wij gebruik van het CAO Onderhoudsmodel van SD Worx (waarin het beheer van de CAO door SD Worx wordt uitgevoerd) je moet zelf nog steeds de vertaling maken naar de juiste medewerker instellingen en dit continue blijven bewaken. 

We hebben onze werkwijze eens goed tegen het licht gehouden en de conclusie getrokken dat het anders moest. Salarisverwerking in-huis bleek te tijdrovend en te complex om naast onze andere werkzaamheden er bij te doen en voor het aanstellen van een salarisadministrateur zou er onvoldoende werk zijn.

Dat was voor ons het moment om over te stappen naar externe salarisverwerking. Met als voornaamste reden het ontzorgen op het gebied van salarisverwerking. Tegelijk is ook de verantwoordelijkheid voor de salarisadministratie verplaatst naar HR. Keuzes waar we vandaag de dag nog steeds erg blij mee zijn.”

Hoe hebben jullie de overgang ervaren?

chris pijnenburg“Eigenlijk zijn we gelijk na de loonverwerking van november 2015 gestart met het onderbrengen van onze administratie bij SD Worx, bij kantoor Waalwijk. Als eerste is onze administratie in het bouwmodel van SD Worx gezet. We hebben gedurende drie periodes ook in onze eigen omgeving de salarissen gedraaid zodat we een vergelijk konden maken en beoordelen of het goed ging. Vanaf 2016 zijn we helemaal over op externe salarisverwerking.

We merkten gelijk dat we te maken hadden met echte bouwspecialisten die onze CAO kennen en weten toe te passen. En dat ervaren we nu nog steeds. Als we bellen met een vraag, krijgen we gelijk een salarisadministrateur aan de lijn die kennis van zaken heeft. En om het proces goed te laten verlopen, werken we met een vast contactpersoon. Een fijne samenwerking.”

Voldoet de overstap aan jullie verwachting en welke verschillen merken jullie?

“Ja zeker! Doordat de boekhouding ontlast is met de salarisverwerking is er veel meer tijd ontstaan voor de financiële rapportage. Vanuit SD Worx ontvangen we outputbestanden die gelijk in de financiële systemen verwerkt kunnen worden. We zien de externe salarisverwerking als een verlengstuk van onze eigen werkzaamheden. Het ontzorgt ons bedrijf. Al met al zeggen we nu: hadden we de overstap maar eerder gedaan!”

Jullie zijn ook overgestapt op Cobra8 HRM en jullie medewerkers gebruiken ESS. 
ESS in de bouw is een grote stap vooruit. Wat was de aanleiding om ESS te gaan gebruiken?

“Toen bleek dat we als bouwbedrijf uit de crisis begonnen te raken, hebben we nagedacht hoe we onze bedrijfsvoering konden ‘verjongen’. We vonden dat we als bedrijf met de tijd mee moesten veranderen. Net als dat de overheid bijvoorbeeld veel online doet, vonden wij dat ook wij daar veel meer gebruik van moesten maken.
Een van de veranderingen die we hebben doorgevoerd is het in gebruik nemen van ESS door onze medewerkers. We zagen dat de ontwikkeling van Cobra8 HRM goede stappen vooruit had gemaakt en dat vooral de nieuwe mogelijkheden van ESS ons toegevoegde waarde kon bieden. Zoals het beschikbaar hebben van HR informatie op alle devices waardoor het gebruik veel toegankelijker is geworden.” 

Hoe hebben jullie het gebruik intern gepromoot? 

Chris Pijnenburg Van Santvoort“Met duidelijke en open communicatie hebben we alle collega’s de kans gegeven de overstap te maken naar online jaaropgaven en salarisstroken. We zijn na een afgesproken periode van 3 maanden gestopt met het op papier beschikbaar geven van salarisstroken. De volgende 3 maanden hebben we als proefperiode ingesteld. Iedereen kon via ESS de salarisstrook opvragen. Op een enkeling na hebben we eigenlijk geen verzoeken om papieren versies gehad. Door ook daar met elkaar over in gesprek te gaan, hebben we een werkende oplossing kunnen vinden.

Nieuwe collega’s lopen als van zelf mee in ESS. Doordat het werk weer flink is aangetrokken, hebben we in anderhalf jaar tijd 19 nieuwe collega’s kunnen aannemen. Binnenkort staan we op een banenbeurs en doen we mee aan speeddate sessies om nog meer jong talent te werven. We hebben gelukkig weer veel projecten op de planning staan.”

Welke voordelen zien jullie in ESS?

“Naast de digitale loonstroken en jaaropgaven zijn we erg blij met het online HR dossier en het inzichtelijk maken van verlofsaldi. Ook bedrijfsnieuws delen we via de Cobra Info tegel. Aankomende zomer gaan we de papieren dossiers digitaliseren zodat we ook de historische documenten online beschikbaar hebben. Nu we ESS in gebruik hebben, hebben we ook hier de conclusie: hadden we dat maar eerder gedaan!”

Wat maakt jullie een tevreden klant?

“Het is voor ons de mix van de specialistische bouwkennis van SD Worx en de nieuwe mogelijkheden van Cobra8 HRM wat voor ons het verschil maakt.

Uiteraard hebben we ten tijde van de keuze voor externe salarisverwerking ook bij andere partijen gekeken. Zowel die specifiek bouwkennis als de mogelijkheden van ESS en het Cobra digitaal dossier hebben we bij geen andere aanbieder zo kunnen vinden als bij SD Worx.”



logo van santvoortOver Van Santvoort Bouw BV

Van Santvoort heeft haar oorsprong in 1924. De heer Van Santvoort richt het familiebedrijf op en vestigt zich in Veldhoven. Het bedrijf zal Veldhoven niet meer verlaten en ontwikkelt zich in de loop der jaren al snel tot een regionale en veelzijdige speler in de woning- en utiliteitsbouw. Het bedrijf is vanuit twee vestigingen actief in het ontwikkelen, realiseren, onderhouden en renoveren van woningen en utiliteitsgebouwen. Van Santvoort werkt altijd vanuit de visie dat opgedane kennis en ervaring de bouwstenen van de toekomst zijn. Juist door op die wijze te werken, kan het gehele bouwproces optimaal beheerst worden. Momenteel werken er 60 mensen bij Van Santvoort Bouw bv. 
 

Op zoek naar meer informatie?

Contact

Volg ons op :