Scotch & Soda

In een prachtig grachtenpand aan de Keizersgracht ontvingen payroll administrator Mandy Visser en HR projectcoördinator Lonneke Pelk ons voor een bijzonder kijkje in de HR-keuken van het Amsterdamse modemerk. Met 150 winkels en 8.000 verkooppunten is het één van de grootste merken van Nederland.

Mandy werkt sinds 2015 bij Scotch & Soda, waar ze volledig verantwoordelijk is voor alle payrollzaken voor alle medewerkers van de eigen winkels in Europa: “Dat zijn toch al snel zo een 1.200 mensen.” Lonneke begon als HR Executive bij Scotch & Soda, maar wilde zich meer richten op HR-projecten. “Binnen HR werken nu 8 mensen en iedereen draagt op verschillende manieren verantwoordelijkheid voor een project. Ik wilde me alleen graag volledig inzetten voor het professionaliseren van de digitale HR-processen. We willen als Scotch & Soda uniformiteit uitstralen en daar hoort ook bij hoe we personeel werven en vervolgens met onze mensen omgaan; of iemand nu in een winkel in Zweden, Polen of Nederland werkt. Vanuit een vorige functie had ik ervaring met het opzetten van personeelssystemen. Daarom dat ik ook binnen Scotch de IT-projecten mocht oppakken. Zodoende kwam ik ook in contact met SD Worx.”

Alles in één systeem: enorme tijdswinst!

Voor Scotch & Soda biedt SD Worx HR en Payrolling Solutions & Software in één. Mandy: “We werkten voorheen met verschillende systemen. Dankzij Cobra HRM konden we in de hele keten vanuit één systeem werken. De digitale loonstrook, ESS en verlof zitten nu allemaal in één systeem. Met dit uniforme systeem hebben we een single source of truth gecreëerd. Dat heeft ons enorm veel tijdwinst opgeleverd.” Lonneke vult aan: “Het Cobra HRM systeem ziet er daarbij niet alleen mooi uit, maar het werkt ook heel intuïtief. Als je het opent, zie je direct hoe je moet navigeren.” 

Tijdwinst blijkt ook op andere vlakken de belangrijkste reden om met Cobra HRM te werken. Mandy legt uit: “Onze finance afdeling werkt met AX. Dat betekent dat het salarisproces is gekoppeld aan ons boekhoudsysteem. Met één klik kan Finance nu al die bestanden inlezen, controleren en verwerken. Zo creëren we een continue flow. Daarbij werkten we voorheen met een andere leverancier, waarbij het toen zoveel meer tijd kostte om alle administratie te verwerken. Nu is alles binnen vijf dagen verwerkt en hebben we veel minder correcties nodig. De tijdswinst heeft niet per se voor minder werk gezorgd. We groeien als organisatie en daardoor komt er telkens meer werk bij.” Ze lacht: “Niet dat ik dat erg vind hoor.”

Geoptimaliseerde workflow processen

Lonneke merkt op dat Cobra HRM echter niet alleen maar voor IT-optimalisatie gezorgd heeft. “Naast alle software heeft SD Worx ook geholpen met de het analyseren en optimaliseren van onze workflow processen. Met onze vaste contactpersoon binnen SD Worx hebben we goede gesprekken gevoerd, waarin we ontdekten dat we eigenlijk weinig wisten over onze interne processen en wat de consequenties kunnen zijn van veranderingen in die workflows. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als iemand die een correctie goed moet keuren, lange tijd ziek is? Vaak ontdek je dat pas als de situatie daar is, maar het heeft een enorm positieve impact als je er op voorhand al rekening mee houdt.”

Maatwerk versie Cobra

“Daarna zijn er ook maatwerkoplossingen gebouwd, waaronder zelfs een nieuwe versie voor Cobra. De testfases bleken daarbij van belang, want samen ontdek je wat in de praktijk wel en niet werkt. In die testfases is communicatie van groot belang. We moeten de verwachtingen en kaders met elkaar blijven uitspreken om de goede relatie in stand te houden.” We zijn nu met SD Worx in gesprek over hoe we onze processen ook op internationaal vlak kunnen optimaliseren. Dat is een mooie uitdaging die ons beiden in 2019 hopelijk veel mooie nieuwe inzichten gaat opleveren. 

Deze Reference Case kwam tot stand dankzij de hulp van Scotch and Soda. Benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem dan contact op met één van onze accountmanagers.
© SD WORX - 2018

Scotch and Soda
Met dit uniforme systeem hebben we één 'single source of truth' gecreëerd. Dat heeft ons enorm veel tijdswinst opgeleverd. Mandy Visser & Lonneke Pelk Payroll Administrator & HR Projectcoördinator Scotch & Soda