Disfunctioneren: wat doe je als een werknemer niet goed functioneert?
Loopt het niet lekker met een werknemer? Merk je dat een werknemer zijn werk niet goed doet, ondanks begeleiding of duidelijke afspraken? Dan is er misschien sprake van disfunctioneren. Het is heel belangrijk dat je als hr-professional of leidinggevende weet hoe je hiermee omgaat.
Wat is disfunctioneren?
Disfunctioneren betekent dat een werknemer niet geschikt is voor zijn functie. Een paar voorbeelden hiervan zijn:
- Doelen of deadlines niet halen
- Over onvoldoende kennis of vaardigheden beschikken
- Niet goed samenwerken of communiceren
- Structurele fouten maken, ondanks uitleg of begeleiding
Pak het probleem actief aan
Belangrijk om niet te lang af te wachten. Hoe langer je wacht, hoe lastiger het wordt. Grijp op tijd in en pak het professioneel aan. Weet je niet goed hoe? Dan kan je deze stappen volgen:
- Wees concreet. Breng in kaart wat er wel en niet goed gaat. Verzamel duidelijke voorbeelden, zodat je deze kunt bespreken met de werknemer.
- Voer een gesprek en geef eerlijke feedback aan de werknemer. Benoem de zorgen en luister ook naar de werknemer.
- Start een verbetertraject en leg de afspraken vast. Spreek af wat je verwacht, hoelang het traject duurt en hoe jullie de voortgang meten.
- Bied begeleiding aan. Denk aan coaching, training of extra uitleg. Je moet de werknemer een reële kans geven om te verbeteren.
- Evalueer tussentijds en kijk of er verbetering is. Is dat niet het geval? Onderzoek dan herplaatsingsmogelijkheden binnen de organisatie.
Dossieropbouw is cruciaal
Een goed dossier is ontzettend belangrijk, zeker als ontslag op basis van disfunctioneren uiteindelijk nodig is. Zorg voor schriftelijke verslagen van gesprekken, afspraken, e-mails en beoordelingsmomenten. Noteer ook welke ondersteuning je hebt geboden.
Voorkom verrassingen
Maak van functionerings- en beoordelingsgesprekken een vast onderdeel van je hr-cyclus. Stel duidelijke doelen, geef regelmatig feedback en leg belangrijke afspraken schriftelijk vast. Zo weet iedereen waar hij of zij aan toe is.
