1. Home>
  2. Onze klanten aan het woord>

Gefco: Persoonlijke aandacht en meer vertrouwen door geautomatiseerde urenregistratie en salarisadministratie

Logistiek specialist GEFCO is wereldwijd actief en onder meer sterk vertegenwoordigd in de automotive. Logistiek brengt een prettige hectiek met zich mee, elke dag worden bergen werk verzet. Snelheid, flexibiliteit en efficiëntie zijn dan ook cruciaal voor succes en ook de HR-processen moeten aan zo’n werkwijze bijdragen. Daarom werkt GEFCO voor haar negen vestigingen in de Benelux al jaren samen met SD Worx en Protime. Naar volle tevredenheid.
Het is voor elke medewerker kristalhelder waar hij recht op heeft
Cathy Guelluy, Manager Payroll & HR Administratie, Gefco

“Bij GEFCO verlenen we klanten de hoogste service. Naast technologie maken vooral onze mensen het verschil,” vertelt Cathy Guelluy, manager payroll & HR administratie. “Zo hebben we vaardige monteurs in dienst die gloednieuwe auto’s op maat voorzien van laadruimte-inrichting of van huisstijlkleuren. Dat vraagt vakmanschap, nauwkeurigheid, goede communicatie met de klant en dat alles onder tijdsdruk. Soms noem ik onze medewerkers dan ook witte raven; dergelijk talent is lastig te vinden.” Ook voor andere functies is talent dun gezaaid, bijvoorbeeld voor het warehouse waar behalve spierballen ook de kennis nodig is om specifieke technische producten van elkaar te onderscheiden.

Zorgen voor goede sfeer

GEFCO is er dan ook op gebrand om goed voor haar medewerkers te zorgen. En dat lukt: er heerst een prettige sfeer op de werkvloer, de teams zijn hecht en medewerkers blijven hun werkgever lang trouw. Cathy Guelluy: “Daar zijn we trots op! En we werken er hard voor. Zo wordt de goede sfeer op de werkvloer mede mogelijk gemaakt door de gecreëerde transparantie. Alle medewerkers hebben via het persoonlijke portaal myProtime 24/7 inzicht in hun gewerkte uren, overuren, verlof en andere saldi. En teamleiders keuren de gewerkte uren en andere verzoeken in een oogwenk goed. Die transparantie zorgt dat er voor discussie geen voedingsbodem is. Het is voor elke monteur, carjockey, orderpicker, of wie dan ook kristalhelder waar hij recht op heeft.”

Geautomatiseerd en persoonlijk

Elke medewerker begint en eindigt zijn dienst met een scan van zijn Protime-druppel. Daarmee worden niet alleen de gewerkte uren en overuren geregistreerd, maar meteen ook informatie over het salaris, de geldende toeslagen, verlofuren en andere HR-zaken verwerkt. Automatisch, snel en foutloos. Cathy Guelluy: “Die automatische en correcte verwerking geeft medewerkers veel vertrouwen. En het scheelt HR veel tijd, die we nu kunnen besteden aan individuele medewerkers. Onze HR-adviseurs gaan langs de vestigingen om vragen te beantwoorden. Zo staan we medewerkers bij met allerlei onderwerpen zoals onder meer pensioen. Die persoonlijke aandacht waarderen ze enorm.”

Stuurinformatie voor managers

Managers en teamleiders spelen een belangrijke rol bij GEFCO. Ze zijn de steun en toeverlaat voor hun teamleden, organiseren de planning, keuren de gemaakte uren goed of geven hun fiat aan een verlofaanvraag. Om die reden waren ze voorheen onmisbaar. “Door de uniforme en inzichtelijke werkwijze via myProtime, kunnen afwezige teamleiders elkaar nu prima vervangen. Dan gaat de business gewoon door. Zelfs het plannen kan een teamleider vrij eenvoudig voor een ander team verzorgen, ook met uitzendkrachten,” vertelt Cathy Guelluy. “De planning van Protime is namelijk gekoppeld aan die van uitzendbureaus. Onze teamleiders zetten de beoogde diensten open, waarna de uitzendbureaus automatisch een seintje krijgen en direct arbeidskrachten inplannen.” Zo lopen de processen met Protime gesmeerd, zelfs als iemand afwezig is.

Salaris moet altijd kloppen

De cao-transport kent uitstekende voorwaarden, maar sommige regelingen zoals het persoonlijk keuzebudget zijn complex te verwerken. Cathy
Guelluy: “Het salaris is primair de beloning van onze hardwerkende mensen, dat moet gewoon kloppen. Al jaren maakt de salarissoftware van SD
Worx de salarisverwerking voor ons inzichtelijker. Bovendien helpt één van hun payroll-consultants ons elke maand de salarisrun te draaien. De
complexe arbeidsjuridische vragen stemt hij intern af met de gespecialiseerde taks & legal afdeling van SD Worx, Dat werkt perfect. Zo zijn we ervan verzekerd dat de uitbetaling altijd klopt.”

SD Worx en Protime werken naadloos samen

De salarisverwerking van SD Worx wordt voor een groot deel volautomatisch gevoed met de altijd correcte urenadministratie van Protime. En de
complexere regelingen uit de cao worden door een consultant persoonlijk nagekeken en aangeleverd. Cathy Guelluy: “Zo werken Protime en SD Worx naadloos met elkaar samen. Soms lopen ze zo vloeiend in elkaar over dat ik niet meer precies weet welk programma wat doet. En dat maakt me ook niet uit, ons werkproces verloopt geolied. Dat komt ook omdat de consultants van beide organisaties elkaar proactief opzoeken en met elkaar afstemmen hoe ze een proces technisch kunnen verbeteren. In alle opzichten is het prettig werken met beide partijen.”

Deze Reference Case kwam tot stand dankzij de hulp van Gefco.