RelyOn Nutec: Een flexibele en wendbare oplossing én actueel inzicht in HR-data

Met 80 man in vaste dienst en een flinke flexibele schil van zeker 200 inhuurinstructeurs is RelyOn Nutec een middelgrote organisatie. Toch bestaat de HR-afdeling uit slechts twee medewerkers. Vooral omdat de HR-activiteiten in de lijn worden opgepakt door managers. Om hen zoveel mogelijk te ontzien, zijn goede HR-voorzieningen essentieel.

Slechts twee man op de HR-afdeling? Michel licht dit even toe: “HR ligt bij RelyOn Nutec decentraal in de organisatie en wordt zoveel mogelijk door managers zelf opgepakt. Dat geldt voor het aannemen van nieuw personeel, maar ook voor contractvorming en de opvolging bij ziekteverzuim. Onze afdeling is er vooral om hen te ondersteunen met advies over wet- en regelgeving, want het zijn uiteraard geen HR-specialisten. En ze zijn, mede doordat deze verantwoordelijkheden bij hen liggen, erg druk.”

Michel is de afgelopen maanden bezig geweest met een juridische fusie van twee bv’s, die onder andere op HR-vlak geïntegreerd moesten worden. Regelingen, waaronder de pensioenen, moesten gelijk getrokken worden en ook was er overeenstemming bereikt met de OR om de arbeidsvoorwaarden te harmoniseren. Iedereen in de organisatie was dus al bezig met aanpassingen en in een meewerk-modus, wat Michel deed besluiten om ook de integratie van een nieuw salarissysteem naar voren te trekken. 

Vanuit één van de twee bv’s werd al gewerkt met de urenregistratietool van Protime, een dochteronderneming van SD Worx. Deze tool is te koppelen aan het salarisverwerkingssysteem van SD
Worx zelf, Cobra. “We vergeleken de oplossing met het systeem dat we destijds in gebruik hadden, dat heel uitgebreid is maar tegelijk weinig gebruiksvriendelijk en inflexibel. Andere RelyOn Nutec-collega’s in België en Duitsland werkten ook al samen met SD Worx. Toen bleek dat de Cobra-applicatie voldeed aan onze opgestelde eisen en wensen voor functionaliteiten, was de keuze snel gemaakt eigenlijk.”

De werkuren, doktersbezoek, tandartsbezoek, ziekte en verlof worden door medewerkers allemaal ingevoerd in Protime en de salarisverwerking gebeurt in Cobra. De systemen samen blijken voor RelyOn Nutec een krachtige combinatie. Michel noemt drie voordelen:

1. Tijdwinst door digitalisering “Ten eerste is ons werkproces nu meer gedigitaliseerd. Dat zorgt voor een enorme efficiëntieslag. Waar voorheen de meldingen voor aflopende contracten op onze HR-afdeling binnenkwamen, gaan ze nu rechtstreeks naar de managers die ze opvolgen. De urenregistratie, inclusief de uit te betalen overuren, wordt automatisch doorgezet van Protime naar Cobra en direct meegenomen in de salarisuitbetaling. Er zitten geen handmatige handelingen meer tussen deze werkprocessen. Nu mailtjes en Excellijstjes de prullenbak in kunnen, levert dit een aanzienlijke tijdswinst op.”
2. Flexibele en wendbare oplossing De flexibiliteit van de oplossing zorgt voor groot enthousiasme bij Michel. “Waar eerst voor elke aanpassing een dure technische consultant en een lange doorlooptijd nodig was, bleek een recent aanpassingsverzoek binnen een uur geregeld te zijn. Naast de gebruikelijke afwezigheidsmeldingen in het systeem, zoals verlof of bezoek aan de huisarts, kunnen medewerkers nu ook alle thuiswerkuren apart boeken. Dit geeft ons nauwkeurig inzicht zodat we later een inschatting kunnen maken op de impact maar ook om wellicht ons toekomstig beleid aan te passen.”
3. Actueel inzicht in HR-data De mogelijkheid om te sturen op verlofuren is een belangrijk voordeel voor RelyOn Nutec. “Dit is door actueel inzicht in opgebouwde uren, verlofsaldi en geplande verlofuren heel eenvoudig geworden. Eerder kon er een planningsprobleem ontstaan, als veel medewerkers tegelijk op vakantie gingen. Nu zien we direct hoeveel verlof en overuren er gepland staan ten opzichte van de planning en hoeveel verlofsaldo iemand heeft opgebouwd. Zo zijn we in staat tijdig bij te sturen, als dit nodig is. Extra kosten voor het inhuren van externen bij piekmomenten wordt hiermee voorkomen.”

Al met al levert het beter en sneller verkrijgen van actuele informatie, op basis waarvan beslissingen genomen worden, RelyOn Nutec een verbeteringsslag op waar Michel zeer tevreden over is. Daarbovenop prijst hij het fijne contact met zijn contactpersonen, omschreven als ‘professionals die weten waar ze het over hebben en pragmatisch zijn’. “Het meedenken, samen schakelen en de snelheid waarbinnen zaken geregeld worden, ervaar ik als zeer prettig. Nu het inrichten van onze processen in de systemen bijna klaar is, staat er een oplossing die geheel op zichzelf draait. Mijn missie voor het ontzorgen van de managers is daarmee geslaagd.”

Een internationaal, van oorsprong Deens bedrijf dat medewerkers opleidt en traint om zichzelf en anderen te helpen in noodsituaties. Dat doen zij vooral in sectoren waarbij dit essentieel is en vaak door certificering vereist wordt, zoals in de offshore, maritieme, windenergie en (petro) chemische industrie. De twee speciale oefencentra in Amsterdam en op de Rotterdamse Maasvlakte bieden een spectaculaire setting, waar deelnemers onder zeer realistische omstandigheden kunnen trainen op o.a. overleven op zee of ontsnappen uit een te water geraakte helikopter. Instructeurs leiden mensen op tot publieke brandweer of leren deelnemers hoe zij moeten handelen als er een brand op hun industriële proces uitbreekt of als zij hun offshore platform noodgedwongen moeten verlaten. De oefencentra beschikken hiervoor o.a. over een zwembad, industriële proces installaties, een tankopslag, binnenbrandbestrijdingsobjecten en reddingsboten.

Deze Reference Case kwam tot stand dankzij de hulp van RelyOn Nutec.