Tijdsregistratie op het werk: Nederland meest digitale leerling van de klas

Breda, 3 december 2019 – Zes op de tien van de Nederlandse ondernemingen waar de arbeidstijd wordt geregistreerd, hanteert nog een traditioneel Time & Attendance (T&A) systeem: een badge, prik- of tijdsklok, Excel sheet, of zelfs pen en papier. Dat klinkt fors, maar in vergelijking met andere Europese landen is dat een relatief laag cijfer. Vooral op vlak van digitale en biometrische alternatieven voor T&A management, zoals inloggen via applicaties of met een vingerafdruk, scoren Nederlandse bedrijven erg hoog. 32% registreert de aanwezigheid van werknemers via apps (al dan niet met geolocatie). Dat blijkt uit een internationale studie door hr-dienstenverlener SD Worx en Protime, specialist in tijdregistratie en personeelsplanning.

Slechts 5% van de Nederlandse ondernemingen gebruikt nog een prikklok om de aanwezigheid van haar werknemers te registreren. Daarentegen laat 29% haar werknemers badgen bij aankomst. Één op de vijf bedrijven (21%) werkt met een Excel-sheet en 9% met pen en papier. Ter vergelijking: in Duitsland wordt de prikklok nog bij 31% van de bedrijven gebruikt. In Britse bedrijven is pen en papier het populairst (22%).  

Nederlandse bedrijven hebben – in vergelijking met de andere bevraagde landen – best moderne T&A systemen. Apps (met of zonder geolocatie) zijn in Nederland het populairst. Maar liefst 17% van de Nederlandse bedrijven die tijd en aanwezigheid registreren,  maakt al gebruik van een (mobiele) app voor aanwezigheidsregistratie, en 15% gebruikt hiervoor een app met geolocatie. 

Het Europese gemiddelde van het gebruik van apps met én zonder geolocatie bedraagt zo’n 18%. De andere bevraagde landen zijn nog niet helemaal op de kar gesprongen wat betreft deze technologische T&A-snufjes; zo waagt in Duitsland slechts 1% van de bedrijven zich aan applicaties met geolocatie (zie overzicht figuur 1).

Tot slot bestaan er ook biometrische manieren om in te loggen, zoals via vingerafdrukken of irisscans. Deze blijken nog toekomstmuziek: slechts 2% van de Nederlandse bedrijven die tijd en aanwezigheid op het werk registreren maakt er gebruik van, het gemiddelde bij alle bevraagde landen ligt op 2,6% (zie overzicht figuur 1).

“De beperkte toepassing hiervan komt door de GDPR”, aldus Geert Vermeir, manager van het Juridisch Kenniscentrum bij SD Worx. “Vereenvoudigd gezegd moet de inbreuk op de privacy zo beperkt mogelijk zijn om het beoogde doel te bereiken. Biometrische gegevens zijn hoogst gevoelig, veel meer dan een badge of elektronische login, bijvoorbeeld. Tenzij er bijkomende gegronde redenen zijn om een sterkere controle toe te passen - denk aan fraude verhinderen, gevoelige gegevens beschermen, een site beveiligen - kan je ze niet gebruiken voor een eenvoudige tijdsregistratie.” 

Peter s’Jongers, CEO van Protime: “Het lijkt een paradox: met de opmars van flexibele werkvormen zoals flextime en loopbaansparen, wordt de behoefte aan overzicht steeds belangrijker. Als niemand nog bijhoudt hoeveel je effectief werkt, loert de burn-out om de hoek. De moderne prikklok, die via mobiele applicaties niet alleen je tijd registreert maar er ook je productiviteit kan aan koppelen, wordt daarom in de toekomst nog belangrijker. Zo kan de personeelsplanning tijdig bijgestuurd worden bij een te hoge werkdruk én kunnen burn-outs voorkomen worden.”

Uit het internationale onderzoek van SD Worx en Protime blijkt voorts dat de T&A gegevens in 55% van de gevallen ook nog voor andere doeleinden gebruikt worden. De meest populaire toepassingen zijn: het analyseren van factureerbare ten opzichte van niet-factureerbare uren (38%), en het maken van een personeelsplanning om eventueel extra mensen aan te werven (35%). Dit laatste past perfect in het talent supply chain management dat bedrijven aan de dag moeten leggen om steeds de instroom, het inzetten en het behouden van geschikte medewerkers te verzekeren.

Het flexibel bijsturen van de personeelsplanning (35%), bijvoorbeeld gebaseerd op weersvoorspellingen, en het (ruim op voorhand) opstellen van de personeelsplanning (34%) zijn twee andere motieven om T&A gegevens te gebruiken. Bijna drie op de tien van de bevraagden (29%) geeft ook aan dat ze de T&A tool gebruiken in combinatie met verloningssystemen, om bonussen van medewerkers te bepalen.

In 45% van de bedrijven worden de T&A-data puur gebruikt voor de tijds- en aanwezigheidsregistratie van werknemers. 

De online survey werd beantwoord door 502 senior professionals in België, Frankrijk, Duitsland, Nederland en het Verenigd Koninkrijk. Het doel was het gebruik en de houding betreffende tijd- en aanwezigheidsregistratie te meten in bedrijven en de redenen achter hun keuzes te achterhalen. De steekproef is representatief voor de specifieke lokale arbeidsmarkten en heeft eenzelfde samenstelling volgens statuut (arbeiders, bedienden en ambtenaren), geslacht, regio, werkregime, taal, diploma en organisatiegrootte als die van de actieve arbeidspopulatie in de betrokken landen.