Moet ik mijn salarisadministratie outsourcen of in huis houden?

Natuurlijk heeft het veel voordelen om te vertrouwen op experts en technologie. Dat begint al bij het beperken van fouten en de tijdsbesparing voor je HR-team. De juiste dienstverlener of software voor salarisverwerking moet veel meer bieden dan alleen operationele efficiëntie en wettelijke naleving. Met externe ondersteuning kun je de cruciale stap zetten om payroll proactief geavanceerder aan te pakken. Dat betekent dat we open moeten staan voor een heel scala aan contractvormen en beloningsopties die tegemoetkomen aan de snel groeiende vraag naar flexibel werk in verschillende sectoren.

Bij veel organisaties komt dat vertrouwen echter niet vanzelf. Twijfels rondom de uitbesteding van de salarisadministratie komt vaak voort uit angst voor verlies van controle en transparantie van de salarisverwerking. Dat gaat gepaard met het risico niet snel te kunnen ingrijpen als er iets verkeerd gaat. En wat als er in zulke dringende situaties verborgen kosten opduiken?

Payroll volledig intern afwikkelen, biedt de voordelen van nauwgezette controle en meer flexibiliteit. Payroll-managers binnen het bedrijf kunnen het proces aan hun eigen voorkeuren aanpassen en medewerkers dienstverlening op maat bieden. Het kan ook gemakkelijker zijn om snel wijzigingen om te zetten, of het nu gaat om het herstellen van een foutieve salarisstrook of de implementatie van nieuw betalingsbeleid.  Misschien wel het belangrijkste is dat je met intern beheer van de salarisadministratie een schat aan expertise kunt opbouwen die op de lange termijn met je bedrijf meegroeit. Als je carrièremogelijkheden creëert voor payroll-experts, investeer je ook in de ervaring van je medewerkers.

Uit ons onderzoek blijkt dat 93% van de Europese bedrijven de salarisadministratie weliswaar tot op zekere hoogte intern beheert, maar dat slechts 46% aangeeft dat hun interne medewerkers actief betrokken zijn bij payroll-taken en -subprocessen. Wie inzoomt op grotere organisaties met meer dan 2 500 werknemers, ziet dat dit laatste cijfer aanzienlijk toeneemt tot 54%. Als er groei gepland is, wordt het duidelijk belangrijker om intern payroll-expertise te ontwikkelen, zodat de mogelijkheid ontstaat om snel directe controle over de salarisadministratie te krijgen, zodra dat nodig is.

Het is dus geen verrassing dat de meeste Europese werkgevers kiezen voor een mix van interne en uitbestede salarisverwerking. Alles draait om het vinden van een balans tussen die twee opties om te voldoen aan de unieke behoeften van je bedrijf, en niet bang zijn om die balans aan te passen als dat nodig is. De juiste partner voor uitbesteding van de salarisadministratie moet niet al het werk uit je handen nemen of je helemaal buitenspel zetten. In plaats daarvan moet zo'n partner nauw samenwerken met je team, genereus kennis delen en hen in staat stellen hun eigen payroll-expertise te ontwikkelen.