Hoe kan AI helpen met payroll, nu en in de toekomst?

In discussies over HR-technologie worden 'automatisering' en 'AI' vaak door elkaar gebruikt, hoewel ze beide een andere rol spelen.  Automatisering pakt herhalend werk aan, terwijl AI veel geavanceerder is, leert aan de hand van data en zich continu verder ontwikkelt. Op het gebied van salarisadministratie gaat AI verder dan eenvoudige taken. Het gaat om leren, aanpassen en optimaliseren om een weg te vinden door de complexiteit van veranderende regelgeving en bedrijfsbeleid.

Het meest recente rapport Future of Jobs van het Wereld Economisch Forum voorspelt dat in 2027 65% van alle informatie- en gegevensverwerkingstaken geautomatiseerd zal zijn. Dit toont aan hoe belangrijk de toepassing van AI en automatiseringstechnologie wordt, en hoe snel dit gaat. Dit luidt een nieuw tijdperk in van slimme systemen die feilloos ingewikkelde salarisprocessen afhandelen, menselijk ingrijpen verminderen en de procesintegriteit verhogen.

Momenteel is AI in de salarisadministratie al meer dan een concept; het is een realiteit die financieel management opnieuw vormgeeft. Van het automatisch bijwerken van fiscale regels tot het snel integreren van wetswijzigingen: AI-systemen zorgen voor efficiëntie. Ze functioneren als uiterst nauwkeurige toezichthouders, detecteren onregelmatigheden in realtime, zorgen voor een foutloze verwerking en maximaliseren de financiële efficiëntie met voorspellende analyses.

Om echter het volledige potentieel van AI te benutten, is een strategische aanpak van data-integratie en -structurering noodzakelijk. Het gaat niet alleen om data. Het gaat vooral om de júiste data – accuraat, actueel en uiterst specifiek. Zonder dat fundament vertonen zelfs de meest geavanceerde AI-modellen haperingen. Dit traject van gegevenstransformatie vraagt om een uiterst nauwkeurige ordening, opschoning en integratie om generatieve AI-toepassingen (genAI) aan te drijven.

Ondanks deze uitdagingen biedt het integreren van AI in salarissystemen grote kansen om de nauwkeurigheid, naleving en toekomstbestendigheid van payroll-activiteiten te verbeteren tegen de achtergrond van een steeds complexere regelgeving. Volgens ons nieuwe onderzoek investeert een derde van de Europese werkgevers actief in AI-technologieën op de werkplek. In de toekomst zou AI een revolutie teweeg kunnen brengen op het gebied van salarisadministratie via geavanceerde functies, zoals verfijnde fraudedetectiesystemen, verbeterde zelfbedieningsportalen voor werknemers en AI-ondersteunde salarisadviesdiensten, als raadgevers voor optimale salarisstrategieën op basis van voorspellende modellen.

De succesvolle integratie van AI in salarissystemen vraagt om een strategische planning die is afgestemd op de bredere organisatorische doelen. Leidinggevenden in HR moeten inzien hoe AI niet alleen de salarisadministratie kan verbeteren, maar ook de algemene bedrijfsefficiëntie. Het overwinnen van uitdagingen als gegevensbescherming, bijscholing van HR en het behoud van compatibiliteit met bestaande technologische infrastructuur is van cruciaal belang. 

Naarmate de rol van AI in payroll groter wordt, levert dit aanzienlijke efficiëntieverbeteringen op, waardoor traditionele payroll-praktijken worden getransformeerd. Leidinggevenden in HR moeten payroll zien als een strategische kans op innovatie. Door gebruik te maken van AI kunnen bedrijven de nauwkeurigheid, naleving en toekomstbestendigheid van hun payroll-activiteiten verbeteren tegen de achtergrond van een steeds complexere regelgeving.