Wat kun je doen om het verzuim binnen jouw organisatie terug te dringen?

Verzuim is nooit leuk, voor jou als werkgever niet, maar voor de werknemer is dit ook geen gewenste situatie. Je kunt er als werkgever alles aan doen om verzuim zoveel mogelijk te beperken, ook al heb je niet overal invloed op. 

Waar je wel invloed op hebt is een gezonde en veilige werkomgeving. Want juist een onveilige of onprettige werkomgeving zorgt vaak voor verzuim. Wat kun jij als werkgever precies doen? Jouw verantwoordelijkheid als werkgever stopt natuurlijk niet bij het goed inrichten van werkruimtes. Er is meer dan dat. Een prettige werksfeer is onmisbaar voor werkgeluk en dus het voorkomen en terugdringen van ziekteverzuim. Helaas komt het vaak voor dat mensen zich vanwege een verstoorde arbeidsrelatie of pesten, ziek gaan melden. 
Je hebt hier als werkgever en leidinggevende een grote rol in. Want het opvangen van signalen op de werkvloer is cruciaal. Hieronder vind je handige tips waarmee je  ziekteverzuim kunt terugdringen: 

Het klinkt misschien vanzelfsprekend maar helaas komt het maar al te vaak voor dat verzuim wordt veroorzaakt door een werkplek die niet veilig of ergonomisch verantwoord is, denk bijvoorbeeld aan bureaus die niet op hoogte verstelbaar zijn. 

• Werken jouw werknemers op kantoor? Dan is het  een must om een ergonomische werkplek te voorzien! Investeer zeker in een goede bureaustoel die afgesteld is op het lichaam van de medewerker. Daarmee voorkom je nek- en rugklachten. 
• Ook voor staande beroepen zijn er een hoop zaken waar je als werkgever kunt opletten; voor mensen die werken in bijvoorbeeld een productieomgeving is het van groot belang om te investeren in degelijke persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM’s) zoals werkschoenen, een werkbril en handschoenen die geschikt zijn voor de specifieke werkzaamheden. Wordt er in jouw bedrijf gewerkt met bijvoorbeeld hete voorwerpen? Een geschikte handschoen die bestand is tegen hoge temperaturen biedt dan een oplossing. Bedrijven die gespecialiseerd zijn in PBM’s kunnen je adviseren in wat de beste opties zijn voor jouw bedrijf. 
• Vooral in tijden van corona is het belangrijk dat de werkomgeving goed geventileerd is, maar ook bij reguliere verkoudheid en griep, is goede ventilatie een absolute must. Zo zorg je enerzijds voor voldoende frisse lucht (wat de concentratie bevordert) en anderzijds voorkom je dat andere collega’s ziek worden. 

Uit onderzoek  is gebleken dat een goede relatie met collega’s en leidinggevenden in hoge mate bijdraagt aan het werkgeluk van medewerkers. Wat kun je als leidinggevende doen om dit te stimuleren? Natuurlijk zijn teamuitjes al een goede stap maar het gaat verder dan dat. Door collegialiteit en openheid te stimuleren, creëer je een werkcultuur waarin zaken sneller bespreekbaar zijn  en het binnen het team gemakkelijker is om begrip op te brengen voor elkaar. 

Ook het signaleren van pestgedrag hoort daarbij. Pesten op de werkvloer komt, jammer genoeg, nog vaak voor (1 op de 10 mensen is slachtoffer van pesten op de werkvloer Bron: Rijksoverheid). Als leidinggevende heb je een sleutelfunctie in het opsporen van mogelijk pestgedrag en het aanspreken hierop. Voorbeelden van pesten zijn roddelen, negeren en buitensluiten, fysieke agressie, etc.) Door pestgedrag snel en adequaat in de kiem te smoren voorkom je dat iemand binnen een team onprettig gaat voelen of zelfs stress en angst gaat ontwikkelen waardoor hij/zij zich vervolgens gaat ziekmelden.

Veel mensen halen voldoening uit het continu verbeteren van zichzelf. Zij gaan dus graag de uitdaging aan. Maar werkzaamheden mogen ook weer niet té uitdagend zijn en moeten passen bij de competenties van de werknemer. Wanneer spreek je over een gezonde uitdaging en wanneer levert die uitdaging stress op? Op het moment dat een medewerker niet weet wat er van hem/haar verwacht wordt, kan dit onzekerheid met zich meebrengen wat vervolgens weer stress oplevert. 

• Zorg voor een duidelijke functieomschrijving zodat een medewerker precies weet aan welke verwachting hij/zij moet voldoen
• Geeft de medewerker zelf aan meer uitdaging te willen? Ga samen in gesprek hierover. Wellicht zijn er binnen jouw organisatie nog genoeg doorgroeimogelijkheden of kun je opleidingen aanbieden om kennis te verdiepen of te verbreden. Investeer als organisatie in een passend opleidingsbudget, want een hoger opleidingsbudget leidt uiteindelijk tot lager verzuim! Een win-winsituatie dus!
• Je kunt voor de indiensttreding al zorgen dat er een goede match is tussen de medewerker en de functie. Door een goede selectieprocedure voorkom je een mismatch tussen de verwachtingen van de kandidaat en de daadwerkelijke functieinhoud. Het is ook mogelijk om voor de start de kandidaat verschillende tests te laten uitvoeren om te weten te komen of hij/zij bijvoorbeeld geschikt is voor fysiek zwaar werk of het werken in nachtdiensten. Heb je hierbij ondersteuning nodig? Wij staan je bij met professioneel advies. 

Het klinkt misschien vreemd maar een goed verzuimprotocol zorgt al dat er minder verzuimd wordt. Wat staat er dan in zo’n protocol? Bijvoorbeeld hoe je je ziek moet melden, wie de bedrijfsarts is, etc. De ziekmeldprocedure is daarvan een heel belangrijk onderdeel. Dit zorgt namelijk voor een extra drempel om zich ziek te melden. 

• Kunnen medewerkers zich bij jouw organisatie afmelden via WhatsApp? Bij dit medium is de drempel erg laag. Kies ervoor om in je protocol te vermelden dat ziek melden altijd telefonisch moet gebeuren. Mensen vinden het vaak lastiger om zich telefonisch ziek te melden waardoor je de drempel dus verhoogt. 
• Daarnaast is het verstandig om niet alleen vast te leggen hoe iemand zich moet ziek melden, maar ook bij wie. Voor het afmelden bij een leidinggevende ligt de drempel vaak lager dan zich afmelden bij de afdeling HR of directie. 

Heb je bovenstaande tips toegepast? Goed bezig! 

Ondanks alle moeite kun je niet voor 100% voorkomen dat mensen ziek worden.  Mensen worden nu eenmaal soms ziek. In dat geval wil je er natuurlijk alles aan doen dat jouw medewerker weer zo snel mogelijk aan de slag kan gaan. Hoe pak je dat aan? 

Het is al eerder benoemd, leidinggevenden spelen een sleutelrol in het terugdringen en voorkomen van verzuim. Voor ieder bedrijf is het van groot belang om ziekteverzuim in kaart te brengen. Dat  geeft namelijk concrete handvaten om enerzijds werkomstandigheden te verbeteren, medewerkers beter te selecteren/screenen of medewerkers aan te spreken op verzuim. Het registreren van verzuim kan al in een simpele Excel. 

Noteer per medewerker de reden (indien iemand dit zelf aangeeft, want je mag hier als werkgever niet naar vragen), de duur en frequentie van het verzuim. Door die gegevens te registreren kun je snel bepaalde patronen signaleren. Meldt iemand zich bijvoorbeeld regelmatig op maandag ziek? Dan is het een goed idee om hier verder op in te zoomen. Is iemand echt ziek? Of heeft deze medewerker misschien in het weekend net iets te hard gefeest? Ga hierover in gesprek met je medewerker. 

Het is voor alle partijen erg vervelend wanneer iemand ziek uitvalt, en al helemaal als dit voor langere duur is. Om iemand zo snel mogelijk weer aan de slag te krijgen moet je denken in mogelijkheden! Denk niet aan wat de persoon in kwestie niet kan maar kijk wat hij/zij wel kan. Een simpel voorbeeld; Een postbezorger kan niet meer lopen, dan wordt de post bezorgen moeilijk. Maar hij kan wellicht wel in het postsorteercentrum werken. Ga hierover samen het gesprek aan. De bedrijfsarts of een andere professional kan je hierin bijstaan met advies. 

Bij een medewerker die zich, om wat voor reden dan ook, ziek heeft gemeld, doet de juiste persoonlijke aandacht vaak al wonderen. Neem regelmatig contact op om te vragen hoe het gaat (mits de medewerker daarvoor openstaat) of ga een keer op huisbezoek. Persoonlijke aandacht bevordert namelijk in veel gevallen het herstel. 

Uiteindelijk ben je als werkgever zelf verantwoordelijk om verzuim te voorkomen en  jouw medewerkers snel opnieuw te re-integreren. Het is echter niet nodig dat je zelf alle kennis in pacht hebt, maar het is belangrijk om de regie te houden. Kennis kun je ook inwinnen via externe experts. Ben je op zoek naar advies op het gebied van verzuim en re-integratie? Ons team van verzuimexperts staat voor je klaar.