De menselijke factor is onmisbaar in HR en payroll

27 september 2021 - Leestijd: 5 Minuten

Outsourcing

Digitalisering en automatisering gaan hand in hand met salarisadministrateurs.

Iedere maand staat het salaris weer op tijd klaar voor alle medewerkers. Die soepele verwerking wordt onder andere mogelijk gemaakt door de salarisadministrateur. Maar met de digitalisering en automatisering van HR en payroll verandert ook de rol van de salarisadministrateur. Dat brengt nieuwe mogelijkheden met zich mee.

Met ruim zeven jaar ervaring als Senior Payroll Advisor heeft Zurifa Deden-Ceman de nodige veranderingen meegemaakt op het gebied van personeelszaken en salarisadministratie. Zowel op vlak van HR als op het vlak van loonverwerkingen wordt veel administratief werk steeds verder gedigitaliseerd. Welke impact hebben al deze veranderingen op het werk van een salarisadministrateur? 

Efficiëntieslag

In 2014 vroegen veel onderdelen van HR en payroll nog om handmatige handelingen. In die periode begon Deden-Ceman als salarisadministrateur bij SD Worx in Breda. “De tijd van handmatige bruto- en netto berekeningen heb ik gelukkig niet meegemaakt, maar ik zie nu wel een groot verschil met de tijd waarin ik begon”, licht ze toe. Volgens haar zijn er in de afgelopen jaren veel stappen gemaakt op het gebied van digitalisering en automatisering. Want waar zeven jaar geleden veel handmatige stappen nodig waren, zijn er tegenwoordig slechts een paar muisklikken nodig.

Met de technologische innovaties van tegenwoordig zijn vele herhalende handelingen uit de handen genomen. Dat biedt ruimte voor ons om te focussen op belangrijke taken, zoals advies op maat bieden, het monitoren en aansturen van processen.

“Met de technologische innovaties van tegenwoordig zijn vele herhalende handelingen uit de handen genomen. Dat biedt ruimte voor ons om te focussen op belangrijke taken, zoals advies op maat bieden, het monitoren en aansturen van processen”, vertelt Deden-Ceman. Met name in de afgelopen paar jaar zijn volgens haar de HR- en payrollprocessen nog verder geoptimaliseerd. “De herhalende handelingen en de standaard controles zijn geautomatiseerd. Het systeem verstuurt zelfs een vriendelijke reminder wanneer een taak nog niet voltooid is. Hierdoor hebben we een enorme efficiëntieslag kunnen maken.”

Menselijke maat

Desalniettemin blijft de menselijke factor binnen zowel HR als salarisadministratie onmisbaar, zo onderschrijft ook Deden-Ceman. Het vak gaat namelijk niet langer over het invoeren van data, maar om het interpreteren van wet- en regelgeving en het toepassen op individuele casussen. “Het draait om maatwerk, advisering en ondersteuning bij loontechnische vragen. Daarin zie je dat de menselijke factor het verschil maakt.

Dagelijks beheert ze een uitgebreide en eigen klantenportefeuille. Ook daar komen digitalisering en automatisering vaak aan bod. Dankzij haar netwerk binnen SD Worx, kan Deden-Ceman de nodige ondersteuning bieden. Een ontwikkeling die volgens haar past bij de veranderende rol van de salarisadministrateur. “Werkgevers hebben behoefte aan flexibiliteit en advisering op maat. Door persoonlijk contact met onze relaties kan ik die behoeftes herkennen.”

Werkgevers hebben behoefte aan flexibiliteit en advisering op maat. Door persoonlijk contact met onze relaties kan ik die behoeftes herkennen.

Verdere uitbreiding

In de media wordt vaak gesproken over het verdwijnen van verschillende uitvoerende beroepen, waaronder die van de salarisadministrateur. Toch is SD Worx juist op zoek naar versterking op dit vlak. Werkgevers ondervinden veel voordelen van het outsourcen van hun HR en payroll. Deden-Ceman: “Door zulke taken uit te besteden, waarborgt een werkgever de continuïteit van personeelszaken en salarisadministratie. Tegelijkertijd is het voor individuele organisaties vaak lastig om actuele wet- en regelgeving op te volgen. Met de juiste kennispartner blijft deze te allen tijde toegepast.”

Dat biedt ondernemers de nodige ruimte om zich te focussen op hun kerntaken. Outsourcing zorgt op die manier voor ontzorging. Want stel dat een eigen medewerker, die normaliter de salarissen verwerkt, langdurig ziek wordt, loopt het volledige proces onaangename vertragingen op. Met behulp van uitbesteding, worden zulke risico’s dus voorkomen.

Meebewegen

Met alle innovaties en veranderingen – die elkaar in een rap tempo opvolgen – verandert de rol van de salarisadministrateur mee. Er is meer ruimte voor advies op maat, uitgebreidere kwaliteitswaarborging en contact met stakeholders. Door al die ontwikkelingen blijft het beroep zo continu in beweging.

“Door die veranderingen zou je, in eerste instantie, kunnen stellen dat ons beroep in de toekomst verdwijnt. De verschillende ontwikkelingen bieden ons echter meer focus op kernactiviteiten en het leveren van een zo hoog mogelijk serviceniveau aan onze klanten.” Daarin is de pandemie volgens haar een belangrijke les geweest. “We hebben in de afgelopen maanden ervaren hoe belangrijk het is om goed voorbereid te zijn op een onvoorspelbare situatie. We hebben digitaal ons werk kunnen doen en onze klanten dezelfde service gegarandeerd.”

Nauwkeurig en empathisch

Een salarisadministrateur word je niet zomaar. Allereerst heb je daar natuurlijk de juiste communicatieve vaardigheden voor nodig, zeker met het oog op het veranderende vakgebied en de adviserende rol. Ook nauwkeurigheid en de menselijke maat zijn daarin een vereiste, zo benadrukt Deden-Ceman. “Een affiniteit met cijfers, en weten hoe je daarmee moet omgaan, is erg belangrijk. Maar daarnaast speelt empathie ook een grote rol; het is cruciaal om je in te kunnen leven in degene die tegenover je zit.”

Een affiniteit met cijfers, en weten hoe je daarmee moet omgaan, is erg belangrijk. Maar daarnaast speelt empathie ook een grote rol; het is cruciaal om je in te kunnen leven in degene die tegenover je zit.

Er zijn momenteel geen langdurige opleidingen tot salarisadministrateur of payrollspecialist. “En anders gaat het vaak om korte, specifieke cursussen”, licht ze toe. Daardoor stromen mensen met allerlei soorten achtergronden het vakgebied van payrolling in. Deden-Ceman: “De meeste kennis doe je uiteindelijk op tijdens alle werkzaamheden, hoewel training vooraf altijd is meegenomen. Maar met behulp van de nodige inlevings- en communicatieskills onderscheid je jezelf.”

Positieve toekomst

De vraag blijft: welke impact hebben al deze veranderingen op het werk, en de rol, van de salarisadministrateur? Volgens Deden-Ceman kan deze alleen maar positief zijn gezien alle extra ruimte die wordt gecreëerd voor advies en analyses van data. “Ondernemers bezitten bijvoorbeeld een hoop gegevens die ze kunnen benutten om hun processen te optimaliseren. Maar daar doen ze lang niet altijd iets mee. Door onze proactieve houding, kunnen wij zulke kansen direct signaleren en oppakken voor ze.”

Uiteindelijk zullen wij steeds meer actief zijn in het ondersteunen, adviseren en optimaliseren van processen. Niet alleen voor een vlotte afhandeling van salarissen, maar juist om de gehele werknemerservaring te verbeteren.

Daardoor zal het beroep van salarisadministrateur hoogstwaarschijnlijk een hoop veranderingen doormaken, maar bij lange na niet verdwijnen. “Uiteindelijk zullen wij steeds meer actief zijn in het ondersteunen, adviseren en optimaliseren van processen. Niet alleen voor een vlotte afhandeling van salarissen, maar juist om de gehele werknemerservaring te verbeteren.”

Ben je benieuwd geworden naar de huidige baanmogelijkheden bij SD Worx?

Klik hier voor meer informatie

 

Gerelateerde artikelen

refresh Meer artikelen