Vier fiscale valkuilen in de loonadministratie
Loonadministratie is een vak apart. Zeker met de fiscale regels die kunnen veranderen. Kleine fouten kunnen grote gevolgen hebben: van naheffingen tot boetes. In dit artikel zetten we de belangrijkste fiscale valkuilen op een rij én geven we praktische tips om ze te vermijden.
1. Werkkostenregeling (WKR) verkeerd toepassen
Veel werkgevers benutten de werkkostenregeling niet optimaal of gaan er juist te ruimhartig mee om. De vrije ruimte is in 2025 2% over het fiscale loon t/m €400.000. Daarboven slechts 1,18%. Vergoedingen zoals kerstpakketten, bedrijfsuitjes of cadeaubonnen kunnen snel boven de ruimte uitkomen – met 80% eindheffing tot gevolg.
Tip: maak een jaarlijks WKR-plan en houd vergoedingen centraal bij.
2. Reiskostenvergoeding en thuiswerkdagen combineren
In 2025 is de maximale onbelaste reiskostenvergoeding €0,23/km. Veel werknemers werken nog steeds thuis. Je mag een onbelaste thuiswerkvergoeding geven van €2,40 per dag. Maar pas op: je mag geen thuiswerkvergoeding geven voor de dagen dat je ook een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer betaald.
3. Onjuiste toepassing van de 30%-regeling
De 30%-regeling is de afgelopen jaren al vaak besproken in het Belastingplan. In 2025 en 2026 blijft de belastingvrije vergoeding maximaal 30%. Vanaf 2027 is het geen 30% regeling meer, maar een 27%-regeling. Voor werknemers die de expatregeling al in 2023 zijn gaan gebruiken, geldt een overgangsregeling.
Tip: Controleer de termijn en beoordeel tijdig of de werknemer nog voldoet aan de voorwaarden.
4. Geen gebruik maken van loonkostenvoordelen (LKV)
Regelingen zoals het loonkostenvoordeel voor oudere of arbeidsbeperkte werknemers zien veel werkgevers over het hoofd of worden te laat aangevraagd.
Tip: Koppel HR en salarisadministratie aan elkaar en wees alert op doelgroepverklaringen binnen 3 maanden na indiensttreding.
Te weinig kennis van actuele wijzigingen?
Veel fouten ontstaan simpelweg door het niet op de hoogte zijn van recente aanpassingen in fiscale wetgeving. Laat jezelf en je team jaarlijks bijscholen. De Basiscursus Fiscaliteit van onze SD Worx Academy is hiervoor ideaal: in één dag ben je weer helemaal up-to-date met de laatste regelgeving.
Fleur van Gisbergen
Legal Consultant
Fleur van Gisbergen is één van de arbeidsjuristen binnen het Tax & Legal team van SD Worx. In 2019 rondde ze haar master Arbeidsrecht af aan Tilburg University. Voordat Fleur in 2022 de overstap maakte naar SD Worx, werkte ze bij een grote rechtsbijstandsverzekeraar. Met haar uitgebreide juridische kennis en praktische werkwijze ondersteunt Fleur werkgevers bij de meest uiteenlopende vragen en problemen op het gebied van arbeidsrecht.
Gerelateerde artikelen
HR @ Worx
HR is continu in beweging – ben jij er klaar voor? Op 4 november verwelkomen we je graag op HR @ Worx 2025: een energieke dag vol inzichten, HR-trends en inspiratie.
Je stelt zelf je ideale dag samen door een keuze te maken tussen de diverse breakout-sessies. Verdiep je in trends, verzuim, arbeidsrecht of ga juist voor verrassende invalshoeken. Met Erik Wegewijs (Special Forces) als inspirerende keynote en Omdenken die je uitdaagt om anders naar problemen te kijken.
Wat kan je verwachten?
We hebben een afwisselend programma samengesteld met inspirerende sessies, speciaal afgestemd op wat jij nodig hebt als HR-professional.
- Een afwisselend programma met gezamenlijke én breakout-sessies.
- HR-trends, inzichten en inspiratie
- Gratis toegang tot het event
Uitbetaling vakantiegeld: het is er weer tijd voor!
Veel bedrijven betalen in mei of juni het vakantiegeld uit. Een extraatje bovenop je maandelijkse salaris waar veel mensen blij van worden, vooral met de zomervakantie in het vooruitzicht. Maar hoe wordt het vakantiegeld eigenlijk berekend? Wanneer krijg je het uitbetaald? En hoeveel houd je uiteindelijk over na belastingen?
(Boven)wettelijke vakantiedagen verjaring: hoe zit het precies?
Vrije dagen zijn voor veel werknemers hét moment om even op te laden. Een dagje ertussenuit, een weekje naar de zon of natuur of gewoon lekker thuis niets doen. De ene na de andere vakantie-aanvraag stroomt binnen, maar hoe zit het met het vakantiesaldo?