SD WORX HR
Digitaal dossier & onboarding
Met één digitaal personeelsdossier breng je structuur in je HR-administratie. Alles staat op de juiste plek, is eenvoudig terug te vinden en voldoet automatisch aan de juiste richtlijnen. Geen versnipperde Excelbestanden of losse mappen meer.
Voordelen
Alles over je medewerkers op één plek: veilig, vindbaar en altijd actueel.
Centraal & compleet
Alle documenten zitten in 1 gestructureerd dossier per medewerker. Geen losse of dubbele bestanden.
Direct vindbaar
Zoek op naam, afdeling, documenttype of datum en vind gelijk het juiste document.
AVG-proof opgeslagen
Automatische retentietermijnen, versleutelde opslag en granulaire toegangsrechten zorgen daarvoor.
Documenten genereren & ondertekenen
Maak documenten aan via mailmerge-templates. Laat ze digitaal ondertekenen door 1 of meer mensen.
Hoe werkt het
Onboarding & dossier aanmaken
Zodra een medewerker in dienst treedt, wordt automatisch een digitaal personeelsdossier aangemaakt. Contractinformatie en basisgegevens vormen de fundering voor een volledig en consistent dossier.
- Automatisch gevuld dossier per medewerker
- Gestroomlijnde onboardingsflows
- Minder administratieve fouten
Zo geef je nieuwe collega's een professionele start en houd je vanaf dag één overzicht over hun personeelsdossier.
Documenten uploaden of genereren
Beheer alle HR-documenten vanuit één centrale omgeving. Upload bestaande documenten of genereer automatisch nieuwe documenten via slimme templates en mailmerge.
- Centrale opslag van HR-documenten
- Gebruik van sjablonen en mailmerge
- Selfservice uploads door medewerkers
Hierdoor bespaar je tijd, werk je consistenter en blijven documenten altijd gekoppeld aan het juiste personeelsdossier.
Digitaal ondertekenen
Laat arbeidsovereenkomsten, addenda en andere HR-documenten snel en rechtsgeldig digitaal ondertekenen. Zonder papierwerk, losse e-mails of handmatige processen.
- Digitaal en rechtsgeldig ondertekenen
- Meerdere ondertekenaars mogelijk
- Geïntegreerd in bestaande workflows
Daardoor worden processen sneller afgerond, en blijven documenten automatisch op de juiste plek beschikbaar.
Beheren & bewaartermijnen
Een digitaal personeelsdossier moet niet alleen toegankelijk zijn, maar ook voldoen aan wet- en regelgeving. Met automatische bewaartermijnen en toegangsrechten zorgen wij ervoor dat je altijd AVG-proof werkt.
- Automatische bewaartermijnen
- Rolgebaseerde toegangsrechten
- Veilige opslag van vertrouwelijke gegevens
Documenten worden tijdig gesignaleerd, gearchiveerd of verwijderd zodat je risico's beperkt en altijd grip houdt op je HR-data.
Maak een afspraak
Klaar om je personeelsdossier te digitaliseren? Plan een demo en ontdek hoe het digitaal dossier in SD Worx HR werkt voor jouw organisatie.
Deze oplossing is geschikt voor organisaties die:
- Personeelsdossiers willen digitaliseren
- Onboarding willen automatiseren
- HR-documenten centraal willen beheren
- Digitaal willen ondertekenen
- Compliance- en AVG-risico's willen beperken
Veelgestelde vragen
Ja. Tijdens de implementatie migreren we je volledige personeelsadministratie naar SD WORX HR. Of je nu werkt met Excel, een ander HR-systeem of meerdere bronnen: wij zorgen voor een gestructureerde en foutloze datamigratie, zodat je direct start met een compleet en up-to-date personeelsdossier.
SD WORX HR ondersteunt volledige AVG-compliance met slimme automatisering. Documenten krijgen automatische retentietermijnen per documenttype. Het systeem signaleert wanneer documenten verlopen en zorgt voor archivering of verwijdering volgens de richtlijnen. Dankzij rolgebaseerde toegangsrechten hebben alleen bevoegde medewerkers toegang tot gevoelige HR-gegevens.
Ja. SD WORX HR volgt automatisch de actuele Nederlandse wetgeving en cao-regels. Updates worden door SD Worx centraal verwerkt, zodat je altijd werkt met een HR-systeem dat voldoet aan de laatste juridische vereisten.
Ja. SD WORX HR ondersteunt digitaal ondertekenen van HR-documenten, zoals arbeidsovereenkomsten en addenda, binnen een beveiligde workflow. Deze digitale handtekeningen zijn juridisch rechtsgeldig en voldoen aan de geldende Europese regelgeving voor elektronische handtekeningen. Ze zorgen voor een efficiënt en controleerbaar ondertekenproces zonder papier.
Ja. Via de mysdworx-app kunnen medewerkers eenvoudig documenten uploaden, zoals identiteitsbewijzen, diploma’s of contracten. Deze worden automatisch gekoppeld aan het juiste personeelsdossier en kunnen optioneel eerst worden gecontroleerd of goedgekeurd door HR of managers.