Wettelijke vakantiedagen hebben een vervaltermijn, een soort houdbaarheidsdatum. Maar let op, wettelijke vakantiedagen vervallen niet vanzelf. Integendeel: de rechtspraak legt de verantwoordelijkheid bij de werkgever.
Wat zijn precies de regels rondom de vervaltermijn? En wat is het verschil met de verjaringstermijn? In dit artikel nemen we je mee langs de regels, valkuilen en praktische stappen om het verval van vakantiedagen goed te regelen.
Opbouw vakantiedagen
Werknemers bouwen per kalenderjaar 4 maal de overeengekomen arbeidsduur per week aan wettelijke vakantiedagen op. Werkt een werknemer fulltime 40 uur per week, bouwt die dus 160 uur per kalenderjaar aan vakantie op.
Collectieve arbeidsovereenkomsten (cao’s) geven vaak extra vakantiedagen boven op de wettelijke vakantiedagen. Ook wel de ‘bovenwettelijke vakantiedagen’. Veel werknemers krijgen tussen de 5 en 10 bovenwettelijke vakantiedagen.
Vervaltermijn versus verjaringstermijn
Wettelijk verlof kent een vervaltermijn. Wettelijk verlof vervalt binnen 6 maanden na de laatste dag van het kalenderjaar waarin de werknemer vakantie heeft opgebouwd. Wettelijk verlof van 2025 vervalt dus op 1 juli 2026.
Bovenwettelijk verlof kent een verjaringstermijn. Bovenwettelijk verlof verjaart binnen 5 jaar na afloop van het jaar waarin het is opgebouwd. Bovenwettelijk verlof van 2025 vervalt dus per 1 januari 2031.
Informatieplicht werkgever
Je bent verplicht om jouw werknemers te informeren over hun vakantiedagen. Vakantiedagen vervallen niet automatisch, je moet aan de informatieplicht voldoen. Werknemers informeren over de vervaltermijn in de arbeidsovereenkomst of het personeelshandboek is niet genoeg.
Uit de rechtspraak volgt dat je werknemers actief, precies, persoonlijk en tijdig moet informeren over:
- Het aantal openstaande wettelijke vakantiedagen,
- De datum waarop deze vervallen, en
- Dat de werknemer de dagen kwijtraakt als hij niets doet.
Als je hier niet aan voldoet dan komen de wettelijke vakantiedagen niet te vervallen. Dan geldt de verjaringstermijn van 5 jaar.
Maar wat is dan tijdig, hoor ik je denken. Naar ons idee is dat 4-6 maanden vóórdat de wettelijke dagen komen te vervallen. Ons advies is dan ook om uiterlijk in februari/begin maart jouw werknemers te informeren én daadwerkelijk in staat te stellen het wettelijke verlof op te nemen! Als er hoge saldo’s aan wettelijke dagen openstaan, informeer dan aan het begin van het nieuwe kalenderjaar.
Praktische tips
- Stuur in februari of maart een individuele e-mail met daarin:
- Resterend wettelijk saldo;
- Datum van verval;
- Duidelijke waarschuwing; en
- Oproep om vakantie te plannen.
- Werk je met een portaal: zorg dat werknemers een melding krijgen.
- Bespreek vakantiesaldi in functionerings- en beoordelingsgesprekken en leg dit schriftelijk vast.
- Zorg dat werknemers echt de mogelijkheid hebben om vakantie op te nemen.
- Documenteer alles.
