Verhuiskostenvergoeding voor werknemers: voorwaarden en tips

Een werkgever mag onder voorwaarden een verhuiskostenvergoeding belastingvrij verstrekken aan een werknemer die verhuist vanwege het werk. De vergoeding bestaat uit de werkelijke kosten van het overbrengen van de inboedel en een vaste, fiscaal vrijgestelde tegemoetkoming voor overige verhuiskosten. Hiervoor moet de verhuizing voldoende verband houden met de dienstbetrekking en aan de fiscale voorwaarden voldoen.

Is jouw werknemer bereid om dichter bij het werk te gaan wonen?  Dan kan je een belastingvrije verhuisvergoeding geven. Voor deze vergoeding geldt namelijk een gerichte vrijstelling binnen de werkkostenregeling. Maar aan welke voorwaarden moet zo’n onbelaste vergoeding voldoen? Heeft jouw werknemer recht op een vrije dag om te verhuizen? Je leest het in dit artikel. 

Wanneer is een verhuiskostenvergoeding belastingvrij?

Je kunt je werknemers een onbelaste verhuiskostenvergoeding geven als de werknemer verhuist in het kader van de dienstbetrekking. 

Aan welke voorwaarden moet een belastingvrije verhuiskostenvergoeding voldoen?

Hiervan is in ieder geval sprake als jouw werknemer voldoet aan de volgende drie voorwaarden:
•    De werknemer verhuist binnen 2 jaar nadat hij of zij de dienstbetrekking heeft aanvaard of binnen 2 jaar na overplaatsing binnen de huidige dienstbetrekking;
•    Woon-werkverkeer wordt door de verhuizing minstens 60% korter; en
•    De enkele reisafstand naar werk bedroeg ten minste 25 kilometer vóór de verhuizing.

Als er bijzondere omstandigheden zijn waardoor de werknemer niet binnen 2 jaar kon verhuizen, dan kan soms alsnog sprake zijn van een verhuizing in het kader van de dienstbetrekking. Je zult dit dan aannemelijk moeten maken. 

Welke verhuiskosten mag een werkgever belastingvrij vergoeden?

Als aan de voorwaarden wordt voldaan, dan kan je de werkelijke kosten van het overbrengen van de boedel op declaratiebasis vergoeden. Daarnaast mag je ook nog een vergoeding geven van maximaal € 7.750 netto. Je kunt ervoor kiezen om de vergoeding in termijnen te betalen en hier eventueel voorwaarden aan te verbinden, zoals bijvoorbeeld een terugbetalingsverplichting als de werknemer binnen korte tijd weer uit dienst zou gaan.

Het is aan te raden om duidelijke afspraken te maken over de verhuiskostenvergoeding. Bij voorkeur leg je deze afspraken schriftelijk vast. 

Hoe verwerkt u een verhuiskostenvergoeding in de loonadministratie?

Bij een verhuizing heeft een werknemer geen wettelijk recht op verlof. In sommige cao’s zijn hierover wel afspraken gemaakt. In de Retail Non-Food cao staat bijvoorbeeld dat een werknemer recht heeft op verlof op de dag van verhuizing.

Valt jouw onderneming niet onder een cao? Dan kan je in een arbeidsovereenkomst of arbeidsreglement afspraken hierover maken. Het is gebruikelijk om 1 of 2 dagen verlof te geven bij een verhuizing.

Als een werknemer verlof aanvraagt voor een verhuizing, is het belangrijk dat je je als goede werkgever opstelt. Het weigeren van verlof voor een verhuizing of bijvoorbeeld het tekenen van een koopovereenkomst voor een nieuwe woning, kan worden gezien als geen goed werkgeverschap.