Bechtle: grip op HR-processen bij internationale groei
SD Worx is een strategische HR-partner die alles in huis heeft om met een bedrijf mee te groeien.
“Wij hebben een schaalbaar HR-systeem nodig, geschikt voor een groot bedrijf dat groeit door overnames. Bovendien moet zo’n systeem moeiteloos over landsgrenzen heen kunnen werken. Want we rapporteren aan ons moederbedrijf in Duitsland en we werken voor bedrijven in verschillende landen, met totaal verschillende wet- en regelgeving. De leverancier moet ook wat vooruitstrevend zijn en innovatieve toepassingen bieden, zoals apps.”
Voor Raf, directeur van Bechtle Management Nederland en België, is SD Worx een strategische HR-partner, die alles in huis heeft om met een bedrijf mee te groeien.
“Bechtle Management is een shared service center binnen het Duitse moederbedrijf, dat zich in veertien landen richt op de zakelijke markt voor informatietechnologie. Bechtle AG is een beursgenoteerd concern en telt 16.000 medewerkers binnen 100 bedrijven. Als Bechtle Management hebben wij geen externe klanten. We verzorgen voor onze zusterbedrijven in Nederland en België allerlei ondersteunende diensten op het vlak van HR, finance, juridische zaken en praktische bedrijfsvoering.”
HR-processen standaardiseren en centraliseren
“In 2001 startte ik als accountant bij Bechtle in België. SD Worx, in dat land marktleider in de HR-dienstverlening, was onze provider. Ik werd in 2016 directeur van Bechtle Management Benelux. In de Nederlandse bedrijven trof ik onder meer lokale salarisadministraties aan, verspreid over verschillende partijen – lastig efficiënt aan te sturen binnen een groeiend en internationaal georiënteerd concern. Daarom besloot ik met één centrale dienstverlener te gaan werken, die processen in zeer grote bedrijven kan hanteren. Gezien de goede ervaringen in België, lag het voor de hand om voor SD Worx te kiezen.”
Camiel, verantwoordelijk voor HR-administratie en payroll, kent de tactische uitdagingen van een multinational die groeit door overnames. “Nieuwe entiteiten brengen vaak hun eigen systemen mee. Wij organiseren onze dienstverlening aan onze 10 BV’s in Nederland en België zo efficiënt mogelijk. Daarom automatiseren we de gegevensinvoer waar dat kan. Als HR- en salarissoftware hebben we Cobra Enterprise gekozen, het meest uitgebreide pakket van SD Worx. Daarbij hebben we diverse modules die het systeem koppelen aan bijvoorbeeld onze pensioenaanbieder en de arbodienst.”
Internationale integratie en afstemming
Camiel: “Via het Duitse moederbedrijf werken we daarnaast met SAP SuccesFactors. Wij zouden onze systemen met SAP SuccesFactors bijvoorbeeld via een automatische koppeling willen laten communiceren en SD Worx heeft hiervoor kennis huis. Dit moet uiteraard op een veilige manier, het gaat hier immers om persoonsgegevens. Die behoefte hebben we inmiddels bij onze leverancier neergelegd. SD Worx is graag bereid om mee te denken hoe we dit kunnen realiseren.
Afstemming op de lokale wet- en regelgeving heeft voortdurend aandacht nodig. Raf: “Als je het hebt over lonen, is ieder land anders ingericht. Qua HR-wetgeving en -dienstverlening zijn Nederland en België totaal verschillende werelden. De complexiteit maakt het moeilijk om een medewerker in beide landen in te zetten. Gelukkig heeft SD Worx per land experts in dienst, die volledig thuis zijn in de lokale situatie en gericht kunnen adviseren.”
Soms is er specialistische operationele ondersteuning nodig. Camiel: “In bijzondere situaties kun je heel gemakkelijk schakelen met een expert bij SD Worx. Bijvoorbeeld wanneer je een collega aanneemt van buiten de EU, die mogelijk voldoet aan de voorwaarden voor de 30%-regeling, waarmee hij minder loonheffing hoeft af te dragen. De expert kan dan precies vertellen wat je in de software moet aanvinken zodat de loonheffing uit de juiste componenten bestaat.”
Zelf regelen
Raf: “In het medewerkersportaal kunnen medewerkers zelf hun zaken regelen en documenten inzien, zoals het personeelsreglement. Dat kan in een browser, maar er is ook een handige app beschikbaar.” Camiel: “De collega’s kunnen hiermee bijvoorbeeld zelf hun gegevens aanpassen, verlof aanvragen en declaraties indienen. Dat geeft medewerkers meer regie en ons bespaart het werk.”
Door self-service verandert de rol van alle HR-functionarissen. Het centrale team is minder tijd kwijt aan uitvoerend werk en dat creëert ruimte voor de overige taken. Camiel: “Zo’n 20 HR-collega’s in Nederland gebruiken allerlei functionaliteiten. Het systeem is zo ingericht, dat iedereen over de juiste informatie en bevoegdheden beschikt om zijn of haar eigen rol te vervullen.”
Partnerschap
Camiel: “We werken fijn samen met SD Worx, laagdrempelig. Het serviceteam pakt vragen direct op en zoekt er zo nodig een expert bij.” Raf: “Het pad dat SD Worx heeft gelopen boeit mij wel. In België staat het bedrijf van oudsher op nummer 1. In de loop der jaren hebben ze ontzettend veel overnames gedaan, in heel veel landen. Wat dat betreft lijkt Bechtle wel op SD Worx. Wij hebben ook meer dan 100 bedrijven overgenomen. SD Worx is intussen supergroot geworden, echt een internationaal bedrijf. Een interessante club om mee te werken.”
Wij kunnen zoveel zeggen maar wat vertellen onze klanten?
Onze klanten vertellen hier hoe wij direct een bijdrage leveren aan hun bedrijfsresultaat. En hoe wij hen helpen met het efficiënter werken, kosten te beheersen en strategische HR-beslissingen te nemen op basis van data.
