Procesharmonisatie na fusie: zo uniformeer je HR- en payrollsystemen succesvol

Jens De Wael leidt als directeur van het Shared Service Center de integratie van de systemen en processen. “Bilfinger is een industrieel dienstverlener voor de procesindustrie, actief in uiteenlopende sectoren. Denk bijvoorbeeld aan petrochemie en offshore, maar ook aan voeding, farma en afvalverwerking. In de regio Nederland en België zijn onze kernactiviteiten ondergebracht in vijf businessunits, die ondersteund worden door enkele centrale diensten. Het Shared Service Center is het administratieve hart van de organisatie, dat naast talloze andere taken en verantwoordelijkheden de HR-ondersteuning en payroll verzorgt.” 

Een fusie brengt keuzes met zich mee. Een belangrijke factor daarbij is schaalgrootte. “In onze regio werken sinds de overname meer dan 4.000 mensen, ruim de helft is afkomstig van Stork. Wereldwijd telt Bilfinger 35.000 mensen. De wet van de grote getallen maakte de Bilfinger standaard leidend: voor zo’n 2.300 Stork medewerkers betekende dat een nieuwe manier van werken.” 

Harmonisatie van payroll en HR 

“Een van de eerste uitdagingen was tevens een kans om naar één uniforme systeemstructuur te gaan. Het payrollpakket waar Stork Nederland mee werkte, werd niet langer ondersteund. Omdat Bilfinger en Stork België al werkten met systemen van SD Worx, was het vanzelfsprekend dat Stork Nederland Cobra zou gaan gebruiken. Na een zorgvuldige voorbereiding is Cobra sinds 1 januari 2025 probleemloos operationeel bij vrijwel alle entiteiten.” 

“SD Worx voorziet gelukkig in een koppeling van Cobra met SAP. Maar de harmonisatie van verschillende HR-processen had wel wat voeten in de aarde. Al vóór de fusie gebruikten Stork en Bilfinger allebei SAP SuccessFactors als HR-platform. Het is weliswaar dezelfde software, maar de bedrijven hebben de werkomgeving verschillend ingericht. We staan momenteel voor de uitdaging om de interface tussen SuccessFactors en Cobra voor Stork aan te passen. Net als bij payroll, is de bestaande configuratie van Bilfinger het uitgangspunt. Maar we gaan naar een nieuwe, betere inrichting. SD Worx helpt ons daarbij.” 

Bouwen aan optimale processen 

“Zo’n uitdaging grijp je aan om bestaande werkwijzen ter discussie te stellen: kunnen de processen efficiënter? Neem bijvoorbeeld de looncomponenten. Salarisgegevens werden bij Bilfinger niet in SuccesFactors opgeslagen, ze stonden alleen in Cobra. Bij Stork stonden juist alle looncomponenten in SuccessFactors, met een koppeling naar het payrollsysteem.” 

“We bouwen nu een nieuwe standaardconfiguratie, die het beste van beide fusiepartners combineert. Voor heel Bilfinger zijn loongegevens voortaan beschikbaar in SuccessFactors, zodat die gebruikt kunnen worden voor bijvoorbeeld performance management en loonrondes. Maar Stork beheerde ook allerlei looncomponenten in SuccessFactors waar in de praktijk weinig mee werd gedaan. Zaken als premies en toeslagpercentages voerde men daar handmatig in. In Cobra kan zoiets met een eenvoudige formule tot in lengte van dagen automatisch berekend worden. Dat is efficiënter en betrouwbaarder. Cobra is een actief werksysteem, een echte payroll engine, waar je berekeningen in kunt laten maken en met zaken kunt spelen. Een handige aanvulling van SuccessFactors, waarin massa’s gegevens in beheerd worden.”

Bilfinger zoekt met SD Worx naar nog meer mogelijkheden voor optimalisering. “De administratie van loopbaanonderbreking verliep bij één entiteit bijvoorbeeld volledig handmatig. SD Worx bood een geautomatiseerde oplossing. Een kleine investering met een groot rendement: minder fouten, een accurate opvolging, met minder mankracht. Een ander voorbeeld: onkostendeclaratie ging bij Stork nog op papier. SD Worx ondersteunt nu de overgang naar hetzelfde geautomatiseerde proces dat Bilfinger gebruikt.” 

Mensen, processen en systemen 

“Mensen hebben vertrouwde gewoonten, samenwerkingen en werkwijzen. Ze zijn er bijvoorbeeld aan gewend dat er op een bepaalde plek een bepaald veld staat, en in het nieuwe systeem vinden ze het ineens niet meer. Gemakkelijk is zo’n verandering dan ook niet. Je staat als service center onder grote druk. De business loopt door en je moet die gewoon blijven ondersteunen, terwijl aan de achterkant een transfer plaatsvindt naar een nieuwe manier van werken.” 

“Een integratie zoals deze kent drie pijlers: systemen, processen en mensen. De volgorde waarin je die uniformeert, is essentieel. Pas zodra de fusiepartners in hetzelfde systeem werken, kun je de processen afstemmen. En zodra die geoptimaliseerd zijn, zet je er de juiste mensen op in. Doe je het bijvoorbeeld in omgekeerde richting, dan riskeer je dat er een waaier aan verschillende processen ontstaat, die ook weer verschillende systemen nodig hebben.” 

Een wederkerige relatie 

In een spannende verandering maakt de samenwerking met de leverancier het verschil. “Ieder bedrijf ziet zichzelf als uniek, en is dat ook, tot op zekere hoogte. SD Worx kent veel van die unieke bedrijven en ziet parallellen. Zo kunnen ze verrassende opties bieden. Natuurlijk wegen we altijd de business case af. Niet iedere voorgestelde oplossing is de investering waard.” 

“Laatst feliciteerde de CEO van SD Worx mij tijdens een event, omdat we blijkbaar 50 jaar klant waren. Anders dan bij andere partnerships, ga je met een payroll of HR-provider per definitie een samenwerking aan voor een heel lange termijn. Stabiliteit is belangrijk, want met systemen en processen kun je niet zomaar switchen. Zij moeten jouw noden begrijpen, en jij hun producten. In zo’n lange samenwerking leer je elkaar door en door kennen.” Jens De Wael concludeert: “Als SD Worx morgen aan Bilfinger een pakket voorstelt dat helemaal niet bij onze business past, zal ik heel verbaasd zijn.”