RET: payroll geruisloos naar de cloud

RET is voor veel forenzen en reizigers een gevestigde naam in de metropoolregio Rotterdam. Dagelijks maken ruim 550.000 mensen gebruik van hun bussen, metro’s en trams. Achter de schermen betekent dit niet alleen een strakke dienstregeling, maar ook het maandelijks uitbetalen van meer dan 3.500 salarissen. Belangrijke processen die ongestoord door moesten draaien, terwijl de payroll bij RET werd overgezet naar de cloud. 

Julia Wybenga, projectmanager bij RET, leidde de overgang van het on-premise systeem naar SAP SuccessFactors Employee Central Payroll. Ze vertelt hoe ze dit omvangrijke project binnen de geplande tijd wisten te realiseren.

“Bij SD Worx konden ze een heldere inschatting geven van de doorlooptijd van de migratie, en die klopte later precies. Dat ben ik anders gewend, meestal lopen dit soort projecten uit.”

Strakke deadline en weinig resources

Voorafgaand aan de migratie kregen jullie te maken met wat extra uitdagingen? Julia: “Dat klopt. Omdat er ook CAO-wijzigingen aankwamen, hadden we een strakke deadline. Tegelijk beschikten we over weinig resources in het eigen team. Verschillende collega’s uit het payrollteam gingen met pensioen en namen dus ook een hoop kennis mee. Externen aanhaken bleek onvermijdelijk en dat bracht een extra taak met zich mee: zorgen dat de nieuwe werkwijze goed werd verankerd binnen de organisatie. Toekomstige payrollmedewerkers moesten er ook probleemloos mee aan de slag kunnen. We hebben heldere werkinstructies opgesteld om het proces zorgvuldig te borgen.”

Helder stappenplan: de Cloud Jump

De overgang van on-premise payroll naar SAP SuccessFactors Employee Central Payroll (ECP) verliep soepel en geruisloos, vertelt Julia: “SD Worx hanteert een heldere aanpak met verschillende fases: de Cloud Jump. Deze aanpak bood houvast over wanneer we wat gingen doen. En daarbij gaven ze ons vanuit SD Worx een glashelder beeld over hoe lang elke fase ging duren.”

Julia is aangehaakt op dit migratieproject vanaf de readiness check. De eerste belangrijke stap voor een migratie van deze omvang, waarmee het proces optimaal voor te bereiden is: “Uit deze readiness-check werd duidelijk wat we wel en niet (in dit traject) gingen doen en welke punten extra aandacht nodig hadden. Ook gaf het helderheid over alle technische stappen en wat er aan de architectuur ging veranderen. We konden hiermee weloverwogen beslissingen nemen en het vervolgtraject gestructureerd opzetten.”

Goede en soms intensieve communicatie essentieel

Op de vraag wat in dit traject voor succes heeft gezorgd, antwoordt Julia: “Een migratieproces vraagt om helderheid. Over wat er precies moet gebeuren en wanneer. Maar ook over wie wat doet. Die verwachtingen helder maken, is cruciaal. En dat vraagt om goede communicatie, soms zelfs om heel intensief contact. Maar ook om strakke plannen. Voor het testen bijvoorbeeld, of voor wanneer welke onderdelen op ‘freeze’ gingen en dus tijdelijk niet gebruikt konden worden.”

Over de samenwerking met SD Worx als SAP-partner is Julia positief: “De mensen van SD Worx weten echt waar ze het over hebben. Ze zijn kundig, heel hulpvaardig en echte aanpakkers. Maar ook goed bereikbaar en toegankelijk voor extra contact wanneer dit nodig is. Op sommige momenten hadden we zelfs dagelijkse calls. Dan kan je vlot schakelen en dingen snel oplossen. Dat geeft vertrouwen. Dankzij die betrokkenheid verliep het traject soepel, zonder verstoringen en verlies van informatie, en bleven we op koers.”

Geruisloze migratie: niemand merkte er iets van

Hoe dit project grotendeels achter de schermen verliep, licht Julia als volgt toe: “Medewerkers willen vooral hun salaris ontvangen. Ze moeten van zo’n proces eigenlijk niets merken. En dat is gelukt. De medewerkers die met het nieuwe payrollsysteem werken, zijn getraind. Ze wisten precies wat ze moesten doen. Naar de rest van het RET-personeel is uiteindelijk gecommuniceerd dat deze migratie had plaatsgevonden, maar medewerkers hebben verder niks gemerkt. Echt een geruisloze overgang dus.”

Toekomstbestendige payroll oplossing

Dat het payrollsysteem en ICT-landschap ondertussen weer helemaal toekomstbestendig  en volledig compliant is, was dus vooral een strategische zet van het vervoerdersbedrijf. RET is met SAP SuccessFactors ECP klaar voor verdere toekomstplannen. Julia: “Deze transitie was voor de hele organisatie vrij complex, doordat er veel verschillende systemen bij betrokken waren. Maar met de overgang naar SAP Cloud in combinatie met Payroll Control Center hebben we een mooie stap gezet in de toekomstbestendigheid van onze systemen. Daarnaast zorgt de schaalbaarheid ervoor dat deze oplossing volledig met RET kan meegroeien.”

Jarenlange samenwerking continueert

Met deze migratie vervolgt RET haar weg richting duurzaam vervoer, een robuuste bedrijfsvoering en trotse medewerkers en SD Worx reist als trouwe partner mee. Julia: “Net als bij het vorige systeem blijft SD Worx als beheerder betrokken, voor ondersteuning bij bijvoorbeeld systeemupdates en doorontwikkelingen binnen SAP SuccessFactors Employee Central Payroll. In vervolgstappen gaan we verder met autorisaties, procesverbeteringen en integraties van onder andere Successfactors TIME en SAP S/4HANA. De jarenlange samenwerking tussen RET en SD Worx wordt dus verder voortgezet.” 

Beeldmateriaal: Rick Keus in opdracht van RET