Ben jij net als Mario opzoek naar een SAP implementatie-partner?
Neem dan snel contact met ons op.
Technische Unie: succesvolle transitie naar SAP en procesverbetering in HRIT
Technische Unie: succesvolle transitie naar SAP en procesverbetering in HRIT
Technische Unie heeft begin dit jaar SAP SuccessFactors geïmplementeerd als een geïntegreerd HR- en payroll-systeem, waarmee het bedrijf zijn HR- en groeidoelen beter kan ondersteunen. Het implementatieproces, uitgevoerd door SD Worx, omvatte IT-integratie, trainingen, payroll-diensten en systeembeheer. Dankzij een focus op best practices en aandacht voor verandermanagement verliep de ingebruikname soepel, en is Technische Unie klaar voor de toekomst.
De groothandel in technische installatiematerialen voor bouw en industrie, met het hoofdkantoor in Amstelveen, heeft 37 verkooplocaties en drie distributiecentra in Nederland, met zo'n 2300 werknemers op de payroll. Met het oog op groei en flexibiliteit voor zowel medewerkers als bedrijfsprocessen, besloot Technische Unie een toekomstbestendig HCM-systeem te integreren.
“We waren op zoek naar een stabiel pakket dat goed ondersteund wordt; de continuïteit moet namelijk gegarandeerd zijn”
Voorheen gebruikte Technische Unie een basispakket met aanvullende, zelfontwikkelde applicaties voor HR- en salarisbeheer. Maar met verouderde technologie en de uitstroom van gespecialiseerde programmeurs, werd het tijd voor een stabiel en schaalbaar systeem. Ondanks de SAP-voorkeur van moederbedrijf Sonepar, volgde een uitgebreide selectieprocedure, waarbij SAP SuccessFactors Core HR en Employee Central Payroll als beste uit de bus kwamen.
“De software draait in de cloud en is schaalbaar, gebruiksvriendelijk en biedt veel flexibiliteit. Hierdoor is SAP geschikt voor bedrijven van ieder formaat.”
Gebruik van best practices: waardevolle lessen en optimalisatie
Tijdens de SAP SuccessFactors-implementatie werd gebruikgemaakt van best practices, configuraties ontwikkeld op basis van eerdere klantcases, wat integratie en systeemimplementatie versnelde en vereenvoudigde. SD Worx analyseerde reeds tijdens de selectie of deze best practices voor HR en payroll bij Technische Unie zouden passen, en dat bleek het geval.
SD Worx bracht de HR-processen in kaart en beoordeelde of de data-eisen van Technische Unie overeenkwamen met de beschikbare configuraties in SAP SuccessFactors. Op basis daarvan werden standaard processtroomdiagrammen, handleidingen en testscripts toegevoegd voor HR-medewerkers, wat het gebruik vereenvoudigde en consistentie bevorderde. Het vertrouwde gebruik van SAP binnen de moederorganisatie maakte bovendien de overgang naar het nieuwe systeem voor veel medewerkers soepel. Nieuwe werknemers krijgen via workshops en trainingsmateriaal de nodige begeleiding.
Op maat gemaakte configuratiecriteria
Door best practices te omarmen, kan tot 80% van de HR- en payroll-functionaliteiten vaak meteen ingezet worden, zegt Léon Zijlstra, Adviseur HR & ICT bij SD Worx. De resterende 20% betreft maatwerk, afhankelijk van bedrijfsspecifieke eisen, zoals unieke processen of specifieke databehoeften.
Het adopteren van de best practices heeft ons uiteindelijk veel tijdwinst opgeleverd.
Zoals elk bedrijf heeft ook Technische Unie uitzonderingen binnen processen. Volgens Business Process Architect HR Mario Stoker maken veel organisaties het zichzelf onnodig lastig door afwijkingen toe te staan, terwijl standaardisatie vaak voordelen biedt. Door samen te werken met SD Worx heeft Technische Unie een groot deel van de HR-processen kunnen standaardiseren, wat aanzienlijke tijdwinst heeft opgeleverd.
Op 1 januari ging SAP SuccessFactors Core HR live na een relatief korte implementatieperiode. Het changemanagement-team speelde een cruciale rol door de hele organisatie te informeren over het project, wat de acceptatie vergrootte.
Beperkte overgangsproblemen en minder handmatig werk
Na de ingebruikname bleek dat Technische Unie-medewerkers weinig problemen ondervonden met het nieuwe systeem. Hoewel de HR-selfservice veranderde, was het nieuwe systeem door de intuïtieve interface eenvoudig te gebruiken. SD Worx verzorgt nu het technisch beheer, zoals updates en incidentafhandeling, terwijl het functioneel beheer intern blijft.
Het nieuwe systeem betekende een aanzienlijke verandering voor HR en payroll. Door de inzet van SAP SuccessFactors en de diensten van SD Worx kunnen medewerkers zich meer richten op hun kerntaken, terwijl handmatig werk in HR-processen wordt geminimaliseerd. Daarnaast implementeerde SD Worx SAP SuccessFactors Employee Central Payroll, waardoor payroll-processen nu geautomatiseerd en gestroomlijnd zijn.
Toekomstwensen: optimaliseren en automatiseren
De overgang naar het nieuwe systeem in januari was spannend voor Stoker en zijn team.
Het afbreukrisico was enorm, want het uitbetalen van salarissen is cruciaal.
Aan het einde van de maand bleek alles goed te zijn verlopen. Eén van de doelen voor de toekomst is zero touch: nooit meer handmatige gegevensoverdracht tussen systemen. Technische Unie heeft dit al voor zo'n 60% bereikt en wil dit naar 100% brengen, naast verdere optimalisatie van het HRIT-landschap en automatisering van processen.
“Veranderingen gaan razendsnel, maar de juiste HR-technologie zorgt voor schaalbaarheid en wendbaarheid.”
Na de go-live neemt Technische Unie even de tijd om te evalueren, aldus Stoker. “Je moet ervaren hoe het systeem werkt en waar verbeteringen mogelijk zijn. Samen met SD Worx bepalen we wat de prioriteiten zijn.”
Een solide basis voor verandering en groei
Het nieuwe HR- en payroll-systeem stelt Technische Unie in staat om beter op veranderingen in te spelen. “De wereld verandert, je management verandert met de tijd en je medewerkers ook, waardoor je organisatie verandert. Maar door goed gebruik te maken van de juiste HR-technologie worden organisaties wendbaar en schaalbaar en zijn ze beter in staat om die veranderingen op te vangen,” aldus Stoker.
Over Technische Unie
Technische Unie is een groothandel in technische materialen voor bouw en industrie en maakt deel uit van de wereldwijd actieve Sonepar-groep. Met 37 verkoopkantoren, drie distributiecentra en het hoofdkantoor in Amstelveen, is het bedrijf actief in Nederland en werken er zo’n 2300 mensen.