Outsourcing is een veelvoorkomend begrip in de bedrijfswereld. Maar vaak is er onduidelijkheid over wat payrolloutsourcing inhoudt en hoe het op internationaal niveau werkt. Belangrijk om te onthouden is dat wanneer jouw bedrijf aan outsourcing doet, jij nog steeds de touwtjes in handen hebt. Je kiest zelf welke acties je al dan niet uitbesteedt en hoe je dit wilt doen. In deze gids bieden we duidelijke inzichten en belangrijke tips over verschillende vormen van payroll outsourcing.
Uitbesteding van Internationale Payroll: Jouw complete gids
Keuze 1: Managed Payroll Services
Managed payroll betekent dat een externe specialist de payrollfuncties in je bedrijf beheert. De provider stemt er contractueel mee in om een of meer HR- of payrolldiensten te verlenen in overeenstemming met vastgestelde serviceniveaus en werkvolumes. Ze dragen ook de risico's en verantwoordingsplicht, waaronder verwerking, naleving, schaalbaarheid en al het ingewikkelde en tijdrovende werk dat ermee gepaard gaat. Dit gebeurt meestal off-site en voor een langere periode, waardoor het een strategische keuze is voor de ondersteuning van groei op lange termijn, ook internationaal.
Voorbeeldscenario:
Je bedrijf groeit over meerdere locaties en tijdzones, waardoor het in-house payrollteam niet meer haalbaar is. De combinatie van verschillende soorten contracten in verschillende tijdzones betekent dat de payrollprocessen te ingewikkeld worden voor het payrollteam en dat er een groter risico is op problemen met beveiliging en naleving.
Keuze 2: Comprehensive Payroll Service (CPS)
Met Comprehensive Payroll Services ga je nog een stap verder: je vertrouwt je payroll volledig toe aan je outsourcingpartner. Dit houdt in dat je outsourcingpartner ook rechtstreeks de vragen van je werknemers gaat beantwoorden.
Voorbeeldscenario:
Wil je de komende jaren tijd maken om je aanwervings- en promotiebeleid uit te werken? Dan is een volledige outsourcing van je payroll de beste aanpak. Je HR-partner neemt de payroll over, automatiseert en optimaliseert waar mogelijk, helpt je om een allesomvattende payrollstrategie in kaart te brengen en brengt regelmatig rapport uit.
Keuze 3: On-site support
Als het je voornaamste doel is om tijdens bepaalde periodes je eigen team meer support te bieden, kun je beroep doen op de diensten van de payrollspecialisten en het administratief personeel van je HR-partner, die goed thuis zijn in alle gebieden van hr. Als verlengstuk van je team leveren ze niet alleen de mankracht die je nodig hebt, maar kunnen ze ook extra expertise bieden om je mensen meer mogelijkheden te geven. Ze kunnen je helpen tijdens voorspelbare of onvoorziene werklastpieken, zodat jij je doelen en planning niet hoeft bij te sturen..
Voorbeeldscenario:
Bij afwezigheid van je payrollmedewerker of onverwachte drukte kun je een payrollspecialist aan je team toevoegen voor een aantal dagen per week. En als alles weer normaal wordt, kun je de extra support stopzetten. De volgende keer dat je een urgente behoefte hebt, kun je dezelfde mensen vragen die nu vertrouwd zijn met je team en je bedrijf.
Hoewel veel bedrijven dit soort outsourcing alleen zien als noodoplossing, is het ook een waardevolle optie voor meer structurele samenwerking. Als je bijvoorbeeld te maken krijgt met terugkerende pieken in de werkdruk – bijvoorbeeld aan het einde van het jaar of in de zomervakantie – kun je bepaalde taken altijd laten uitvoeren door externe werknemers.
Keuze 4: Payroll- en procesoptimalisatie
Optimaliseer je payroll en processen voor meer efficiëntie. Laat een grondige review en audit uitvoeren om verbeterpunten te identificeren.
Payroll is gebonden aan strikte regels en vaste berekeningen en leent zich uitstekend voor automatisering. Toch blijkt dat veel HR-diensten nog (deels) handmatige processen bevatten. Je HR-partner kan een grondige review en audit uitvoeren om verbeterpunten te identificeren.
Voorbeeldscenario:
Als je merkt dat je payroll en bijbehorende processen efficiënter kunnen verlopen, is het tijd om actie te ondernemen. Schakel de hulp in van een ervaren HR-partner voor een grondige payroll-review. Deze review beoordeelt je mensen, kennis, systemen en processen om verbeterpunten te identificeren. Op basis van de bevindingen volgt een gedetailleerde payroll-audit.
Een grondige analyse van je payrollprocessen is van onschatbare waarde. Het biedt een helder overzicht van wat er werkelijk speelt achter die complexe maandelijkse procedure. Bovendien, door deze processen te inventariseren en te documenteren, kunnen anderen snel inspringen als je payrollpersoneel onverwacht afwezig is.
Het eindresultaat? Gegarandeerde continuïteit van een bedrijfskritisch proces en geoptimaliseerde payrollprocessen.
Op zoek naar de ideale partner voor jouw internationale payroll outsourcing?
Gerelateerde artikelen
E-book
Overweeg je de salarisadministratie uit te besteden?
Kies de service die het beste bij jouw wensen past
Blogartikel
Voor iedere verandering de juiste ondersteuning
De wereld is constant in beweging en de maatschappij en economie veranderen. De behoeften van de markt en de klant worden anders en jouw organisatie moet daarin meebewegen. Er wordt verwacht dat een organisatie snel inspeelt op arbeidsrechtelijke wijzigingen en op vernieuwingen binnen de branche. Dat vraagt veel van het management. Er moet telkens worden gekeken naar waar een efficiëntieslag te behalen is. Gelukkig kan Cobra goed omgaan met veranderingen binnen een organisatie.
2021-04-21
Blogartikel
Guidelines voor HR-professionals in 2021
Ook het HR-landschap kreeg het voorbije jaar met een hedendaagse versie van de oerknal te maken. We gingen om het met een modewoord te zeggen allemaal over naar ‘het nieuwe normaal’. 2021 belooft hopelijk beterschap. Dankzij het vaccin krijgen we straks - fingers crossed - ons sociale leven terug en kunnen we onze collega’s en klanten ook weer wat vaker in levende lijve zien. Maar de naweeën van de coronavirus zullen ook in het komende jaar nog de evoluties op HR-vlak bepalen. De belangrijkste inzichten en tendensen voor het nieuwe jaar zetten we alvast op een rijtje.
2021-01-08