Hoe houd ik mijn salarisadministratie compliant als mijn bedrijf groeit?

Naarmate bedrijven groter worden, met name als ze de grens van 500 werknemers doorbreken, verschuift de verhouding tussen het aantal medewerkers op de salarisadministratie en het aantal werknemers vaak drastisch. Deze verschuiving kan de werkdruk enorm vergroten en bij een verkeerde aanpak leiden tot nalevingsrisico's. Leidinggevenden in HR moeten deze veranderingen herkennen en dienovereenkomstig plannen – of dit nu versterking van het team inhoudt, het integreren van geavanceerde software, of het zoeken naar externe ondersteuning, proactieve planning is cruciaal om risico's te beperken en naleving te garanderen bij een steeds complexere salarisverwerking.

Behalve in technologie is investeren in uitgebreide ondersteuning voor de naleving essentieel. Dit omvat voortdurende training van payroll-medewerkers – iets waarin volgens onze bevindingen één op de vier werkgevers investeren. Daarnaast is het noodzakelijk om advies in te winnen bij compliancedeskundigen en juridische experts. Mogelijk kun je je het beste wenden tot gespecialiseerde adviseurs voor internationale wetten. Deze stappen zorgen ervoor dat naleving wordt opgenomen in de salarisverwerking, niet iets waaraan alleen achteraf wordt gedacht.

Voor veel bedrijven zijn systeemveranderingen nodig om echte naleving door de salarisadministratie te realiseren. Hierdoor kan een herstructurering van de afdeling salarisadministratie nodig zijn, met de integratie van nieuwe functies die alleen gericht zijn op naleving. Misschien moet zelfs de bedrijfscultuur worden aangepast, zodat naleving op alle niveaus prioriteit krijgt. Dergelijke systeemveranderingen helpen om naleving in te bouwen in alle dagelijkse activiteiten.

Naarmate bedrijven internationaal uitbreiden, kan het consolideren van payroll-functies met minder en bekwamere partners de activiteiten stroomlijnen en de naleving verbeteren.  De keuze voor partners die kunnen omgaan met salarisadministratie in meerdere landen volgens verschillende regels kan leiden tot gestroomlijnde processen, kostenbesparingen en duidelijkere communicatiekanalen.

Het is vooral belangrijk om in te zien welke centrale rol kunstmatige intelligentie (AI) speelt in de moderne naleving van de salariswetgeving, in het bijzonder bij het monitoren van wetgeving en het doorvoeren van noodzakelijke veranderingen. Uit ons onderzoek blijkt dat dit momenteel de belangrijkste reden is waarom AI wordt gebruikt voor salarisadministratie. Op dit moment maakt AI het mogelijk om salarissystemen automatisch bij te werken zodra er nieuwe wetten van kracht worden, zodat naleving gegarandeerd is zonder handmatige tussenkomst. Toekomstige toepassingen kunnen voorspellende nalevingsanalyse omvatten, om mogelijke overtredingen te voorspellen voordat ze zich voordoen.

Voor leidinggevenden in HR hangt schaalbaarheid in de naleving van salariswetgeving af van drie belangrijke strategieën:

• Voortdurend leren: voortdurende bijscholing in compliance-gerelateerde ontwikkelingen aanmoedigen, vooral in een internationale context.
• Gebruik van technologie: de kracht van AI en robuuste salarissystemen benutten om nalevingsprocessen te automatiseren en te stroomlijnen.
• Sterke partnerschappen: relaties onderhouden met externe experts die inzichten kunnen verschaffen en ondersteuning kunnen bieden op het gebied van naleving in verschillende rechtsgebieden.