Delibarn: koppeling salarisverwerking met tijdsregistratie geeft overzicht

Judith Balk werkt als payrollspecialist bij DeliBarn, een vleeswarenproducent met vestigingen in Wijchen, Ridderkerk en Borculo. Ze beheert het HR-systeem Cobra en het tijdregistratiesysteem Protime, en is verantwoordelijk voor de salarisverwerking van de 530 vaste medewerkers en de flexibele schil. Daarnaast verzorgt ze rapportages voor Finance en heeft ze de pensioenen en verzekeringen in haar portefeuille. Begin 2025 werd DeliBarn, tot dan onderdeel van de Belgische holding What’s Cooking, verkocht aan de Duitse investeringsmaatschappij Aurelius.

Cobra en Protime: een krachtig koppel 

“Het tijdregistratiesysteem Protime is volledig geïntegreerd in Cobra, de payroll- en HR-tool van SD Worx. Medewerkersgegevens worden sindsdien centraal beheerd, wat de administratieve last voor leidinggevenden beperkt en de kans op fouten verkleint. Protime is zeer geschikt om de administratieve processen rond productiemedewerkers te regelen. Voor iedereen geldt een set individuele rekenregels op basis van hun rooster en toeslagen. Met een badge klokken ze in en krijgen ze toegang tot bepaalde ruimtes.” 

“In de hectiek van een productieomgeving ligt de prioriteit natuurlijk niet bij administratieve zaken. In het verleden moest HR vaak vergissingen uitpluizen en herstellen. De processen zijn nu gestroomlijnd. Een verlofaanvraag die de medewerker via de app invoert, legt Cobra ter goedkeuring voor aan de leidinggevende. Klokt een medewerker niet in volgens diens persoonlijke rooster, dan genereert Protime automatisch een foutmelding, die open blijft staan tot er een reden voor is ingevoerd.” 

Selfservice: praktisch voor medewerker en leidinggevende

“In een app op hun telefoon vragen medewerkers verlof aan en dienen ze hun declaraties in. Ze vinden er hun overuren en de opgebouwde ‘tijd-voor-tijd’. Een verandering in persoonlijke omstandigheden, denk aan een verhuizing of de geboorte van een kind, voeren medewerkers zelf in. De app is gebruiksvriendelijk. Wie een andere moedertaal heeft – in DeliBarn Wijchen werken bijvoorbeeld veel Poolse medewerkers – kan de app in de eigen taal gebruiken.” 

De integratie van Cobra en Protime bespaart leidinggevenden administratieve handelingen en geeft overzicht. Veel zaken hoeven zij alleen nog te monitoren of te accorderen. “Een ziekmelding verwerkt HR centraal in Cobra, de leidinggevende hoeft dat niet meer te doen, dat scheelt veel tijd. Declaraties dienen medewerkers in met een foto. De leidinggevende accordeert, en na mijn goedkeuring worden ze in het systeem geboekt. Wacht een manager te lang met goedkeuren, dan krijgt die automatisch een herinnering.” 

“Op een dashboard en in de app hebben leidinggevenden realtime toegang tot bijvoorbeeld aan- of afwezigheid, verlofsaldi en overuren.” De automatisering maakt de werkrelatie niet minder persoonlijk. “Bij verjaardagen krijgt de leidinggevende bijvoorbeeld een signaal, zodat die een kaartje kan sturen of een belletje kan doen.” 

Rust en overzicht 

Cobra vermindert bovendien de administratieve last van HR. “Als je een systeem voor je laat werken, hoef je niet alles in je hoofd en met checklists bij te houden. Cobra maakt op het juiste moment zichtbaar wat om een handeling vraagt. Zo komen bijvoorbeeld de verplichte stappen van de Wet verbetering poortwachter (Wvp) automatisch in beeld. Als we actie moeten ondernemen richting het UWV, bijvoorbeeld bij 42 weken ziekte, krijgen we ruim van tevoren een melding.” 

“Steeds meer processen, bijvoorbeeld rond de jaarovergang, zijn de laatste jaren geautomatiseerd in Cobra, maar DeliBarn heeft ook een maatwerkoplossing laten maken. Ik informeer maandelijks de afdeling Finance over vakantiedagen en verlofuren, want de geldwaarde daarvan moet op de balans staan. Vroeger nam dat enkele uren in beslag. Ik exporteerde een Excelbestand uit Protime, en uit Cobra haalde ik de uurlonen. Voor de diverse bv’s maakte ik daarmee zelf berekeningen. SD Worx heeft een tool voor ons ontwikkeld, waarmee ik in een kwartiertje een foutloos overzicht produceer. We inventariseren nu welke rapportagemogelijkheden de businesspartners en het management nog meer willen laten bouwen.” 

Automatische koppelingen naar externe partijen hebben sommige administratieve handelingen overbodig gemaakt. “Als iemand uit dienst gaat of in dienst komt, meldt Cobra dat, automatisch en inclusief de loongegevens, aan verzekeraars zoals Nationale Nederlanden en a.s.r.” Ook waar nog geen externe koppelingen zijn, ontstaat toch tijdwinst zodra processen in Cobra verder geautomatiseerd worden. “De wekelijkse rapportage aan het uitzendbureau kost minder tijd dan vroeger. Daardoor heb ik meer tijd om me met bijvoorbeeld pensioenen en verzekeringen bezig te houden.” 

Een nieuwe manier van werken 

“Ik ben heel tevreden over dit mooie systeem, met steeds meer geautomatiseerde workflows die administratieve processen vervangen.” De samenwerking met SD Worx vraagt hierdoor steeds minder contactmomenten. “Vroeger moest ik bij de jaarovergang bijvoorbeeld nog een Excel aanleveren. Daar mailden we dan over heen en weer. Nu gaat dat allemaal automatisch. Als ik vragen heb, neem ik contact op met onze klantbegeleider van het midmarket-team. Een vraag over een foutmelding die ik niet begrijp, komt bij de IT-afdeling terecht. Ook op zo’n software gerelateerde vraag krijg ik snel antwoord.” 

Cobra en Protime groeiden in de loop der jaren uit tot een samenhangend administratief geheel. Dat veranderde de aard van Judiths functie aanzienlijk. Was ze uitvoerend specialist, nu zou je haar procesregisseur kunnen noemen. Ze stuurt op signalen en veel uitvoerend werk laat ze met een gerust hart over aan een verfijnd en robuust systeem.