Hoe richt je werknemerscategorieën praktisch in zodat je rapportage volledig en compliant is?

Voor de rapportages moeten werkgevers werknemers groeperen in categorieën of clusters van functies die eerlijk met elkaar vergeleken kunnen worden. De richtlijn geeft geen harde definitie; organisaties moeten dit zelf structureren.

Een ‘werknemerscategorie’ is een praktische manier om medewerkers te groeperen zodat je loongegevens eerlijk en vergelijkbaar kunt analyseren. Het helpt je om alleen functies met vergelijkbare verantwoordelijkheden, vaardigheden en werkcontext met elkaar te vergelijken. Zo voorkom je appels‑met‑perenvergelijkingen en krijg je inzicht waar eventuele loonverschillen écht vandaan komen.

Veelgebruikte basis voor categorieën:

• Functieniveau (junior / medior / senior / management)
• Vakgebieden (Finance, HR, Operations, IT, etc.)
• Contractvorm (vast, tijdelijk, parttime)

Best practices:

• Start bij je bestaande functie- en salarisschalen
• Zorg dat criteria objectief en genderneutraal zijn
• Pas categorieën consistent toe
• Houd de indeling eenvoudig en uitlegbaar

Als je categorieën te breed maakt, worden eventuele loonverschillen onzichtbaar, terwijl té gedetailleerde categorieën juist kunnen leiden tot kleine groepen die je data onbetrouwbaar maken. Een goede indeling helpt niet alleen bij rapportage, maar ook bij communicatie over beloning.

Zie ook: Total Reward Statement: inzicht in totale beloning

Bekijk je huidige functie‑ en organisatiestructuur en bepaal op welke manier je werknemerscategorieën wilt definiëren die écht passen bij jouw organisatie. Betrek HR, legal en, waar relevant, de medezeggenschap direct in dit proces. Dat zorgt ervoor dat de gekozen indeling goed onderbouwd, helder uitlegbaar en juridisch verdedigbaar is. Zie dit ook als een kans om interne consistentie te verbeteren. Slim ingerichte categorieën maken beloningsbeslissingen transparanter en makkelijker uit te leggen aan medewerkers wat uiteindelijk bijdraagt aan vertrouwen en duidelijkheid in je organisatie.

Werknemers in categorieën indelen klinkt technisch, maar vormt de basis voor eerlijke en transparante rapportages.