Van plannen naar vooruitkijken: workforce planning-trends voor 2026

Workforce planning staat hoger op de agenda dan ooit. Maar het gaat in 2026 niet alleen om stijgende kosten. Wat dit jaar anders maakt, is de zoektocht naar de juiste balans tussen mensen en AI-automatisering.

Economische groei in Europa staat onder druk. Personeel vormt een groot deel van de kostenpost van elke organisatie. Combineer dat met de mogelijkheden van AI en een hardnekkig tekort op de arbeidsmarkt, en de vraag wordt: hoe beheers je personeelskosten zonder waarde te verliezen?

Hoe zorg je voor een continue aanvoer van talent, hoe houd je die stroom op gang en hoe voorkom je dat alles neerkomt op ad hoc beslissingen? En is HR daar klaar voor?

Het 2026 HR & Payroll Pulse-rapport brengt de meest urgente workforce planning-trends in kaart: waarom planning zo kritisch is geworden, en wat organisaties nu kunnen doen.

Ongeveer de helft (51%) van de organisaties zegt dat workforce planning in 2026 een hoge prioriteit heeft.

Organisaties in heel Europa voelen dezelfde druk: tragere groei, moeite met het vinden van talent, toenemende kostendruk en veel onzekerheid over de rol van AI. Er gebeurt veel rondom personeelsuitgaven, continuïteit en te investeringen in functies die er echt toe doen.

• Workforce planning staat bij 18,7% van de organisaties in de top vijf meest urgente uitdagingen.
• 51% beschouwt workforce planning als kritisch, 35% noemt het een matige prioriteit.
• 48,2% noemt het efficiënt inplannen van personeel en het op peil houden van bezetting als reden om workforce planning prioriteit te geven.

Ondanks die urgentie zien veel organisaties workforce planning nog steeds als een capaciteitsvraagstuk. 

"HR kan je vertellen wat de loonkosten zijn, maar ze hebben geen simulatiemodellen of projecties van wat er gaat gebeuren. Ze doen geen impactanalyses van AI op de workforce. Hoeveel HR-afdelingen maken beroepsanalyses voor AI?" - Jan Laurijssen, consultant en onderzoeker bij SD Worx

Intentie en uitvoering lopen ook uiteen. De meeste organisaties zeggen bezig te zijn met betere planning, maar slechts 32,9% heeft een gestructureerde aanpak voor operationele en strategische planning. 12,1% werkt informeel of ad hoc. 5,3% heeft helemaal geen workforce planning.

Een concrete stap om die kloof te dichten: geef HR een adviserende en strategische rol in workforce planning, in lijn met de business- en financiële agenda.

"Als ik een Venn-diagram teken met deze stakeholders: de business is verantwoordelijk voor de vraag, en je moet naar Finance luisteren omdat zij de financiële kaders bepalen. HR moet als afdeling een helder beeld krijgen van wat de business vraagt: welke capaciteiten hebben we nodig, en waar kunnen we echt het verschil maken?" 

"Vanuit dat vertrekpunt wordt het cruciaal dat HR het plan maakt: waar gaan we die mensen en die middelen vinden? En wat is de beste manier om ze succesvol samen te laten werken?" 

Een andere trend: de verschuiving van functies en headcount naar vaardigheden en taken. 43,3% van de Europese organisaties baseert workforce planning op een combinatie van skills en functies. 27,1% focust primair op skills en taken. 23% nog op functierollen.

Die cijfers suggereren beweging maar Jan Laurijssen nuanceren dat. Organisaties overschatten mogelijk hoe ver ze zijn. 

"Er is de afgelopen jaren veel HR-communicatie geweest over de skills-based organisatie. Dat speelt waarschijnlijk mee in hoe organisaties zichzelf inschatten." 

De onderzoek data laat de kloof tussen visie en praktijk zien. Meer dan de helft van de organisaties (55,3%) zegt de omslag te maken van functies naar vaardigheden. Maar op de werkvloer ziet het er anders uit:

• 46% van de medewerkers heeft het gevoel dat zijn of haar talenten volledig worden benut in de huidige functie.
• 40,7% ziet kansen om intern te groeien of door te stromen.
• 34% zegt dat de organisatie het makkelijk maakt om interne functies of projecten te verkennen die aansluiten bij hun skills en interesses.

Een flink deel van de organisaties maakt nog geen optimaal gebruik van de vaardigheden die al in huis zijn.

AI vervangt het menselijk oordeel vooralsnog niet volledig maar er is geen consensus over de ideale verhouding tussen automatisering en menselijke inbreng.

• 26% van de organisaties vindt dat workforce planning volledig geautomatiseerd kan worden.
• 39,2% zoekt de balans tussen mens en technologie.
• 34,6% vindt workforce planning een volledig menselijke aangelegenheid.

Hoe de meningen ook verdeeld zijn: AI vergroot de behoefte aan betere planning, rijkere data en meer ondersteuning voor HR-teams die de werkplek moeten aanpassen aan grootschalige automatisering.

De menselijke component blijft daarin cruciaal.

"Dat geldt voor elk soort planning. Als je puur rationeel plant, kun je een algoritme schrijven dat alles perfect inplant. Maar mensen zijn niet alleen rationeel. Ze zijn ook emotioneel en situaties veranderen voortdurend." 

Organisaties in heel Europa zijn het erover eens: workforce planning is urgent. De uitdaging is dat het een breed vraagstuk is: waar begin je, en welke rol heeft HR daarin?

Dit zijn drie concrete stappen:

• Projecteer je kosten alsof er niets verandert. Bereken je personeelsbestand en personeelskosten voor de komende vijf jaar op basis van de huidige situatie. Reken normale uitstroom, pensionering en gemiddeld verloop mee. Hoeveel mensen houd je over? Wat zijn hun totale kosten?
• Bekijk de mensen die overblijven. Zijn dit de mensen met de juiste vaardigheden voor de toekomst? Sluit wat je hebt aan op wat je nodig gaat hebben?
• Bepaal wat er nog ontbreekt. Welke vaardigheden of taken ontbreken? Wat moet je invullen via werving, omscholing, een flexibele schil of andere initiatieven?