Bechtle: HR-datacomplexiteit ontrafeld
Hoe SD Worx Insights Bechtle hielp bij het stroomlijnen van HR-analytics
Bechtle is een van de meest succesvolle IT-dienstverleners van Europa. De Bechtle groep levert en ontwerpt IT-oplossingen, gecombineerd met systeemhuis services. De +/- 85 IT-systeemhuizen en 24 E-Commerce bedrijven in 14 Europese landen maken van Bechtle de unieke, toekomstgerichte IT-partner voor middelgrote bedrijven, concerns en publieke opdrachtgevers.
Wij spraken met Maarten Dullens. Hij is HR & Legal Advisor voor Bechtle Management, het gedeelde dienstencentrum van alle Nederlandse Bechtle bedrijven en hij vertelt over de samenwerking met SD Worx op het gebied van HR-data en insights.
Moeite met het ontsluiten van HR-data
"In Nederland telt het personeelsbestand inmiddels ruim 800 mensen verdeeld over verschillende bedrijven.” vertelt Maarten. “Vanuit onze interne organisatie kregen wij steeds vaker verzoeken om verschillende analyses uit te voeren op HR-data. Die informatie is nodig om bepaalde beleidskeuzes te kunnen motiveren. Een goede ontwikkeling uiteraard, maar om dat goed te kunnen doen heb je wel overzicht en de juiste expertise nodig.”
Op de HR-afdeling bestond al langer de wens om meer inzichten te krijgen in de beschikbare HR-data, geeft Maarten aan, echter, het ontbrak tot nu toe bij collega’s veelal aan specialistische kennis op het gebied van data-analyse en wetenschap. Bovendien stond de data verspreid in verschillende overzichten in de HR-tool van SD Worx. Uitbesteden aan interne analisten behoorde niet tot de mogelijkheden vanwege de privacygevoeligheid van de informatie. Al met al een hoge drempel om ermee te beginnen dus.
Uitrol van een gebruiksvriendelijke visualisatietool voor HR-analytics
De wens was helder: een visualisatietool voor HR-analytics die het gemakkelijker moest maken om HR-data op een overzichtelijke manier te ontsluiten. De belangrijkste criteria volgens Maarten: juistheid, gebruiksvriendelijkheid en onderhoudsvriendelijkheid voor wat betreft de koppeling.
“Onze contactpersoon binnen SD Worx vertelde ons over ‘SD Worx Insights – Insights Cloud’ en zodoende is het balletje gaan rollen.” Vertelt hij. “In 2022 zijn we gestart met de pilot, maar sinds begin 2023 draaien we Insights Cloud volledig zelfstandig. Door de tool SD Worx HR & Salaris te koppelen met Power BI is de drempel voor het ontsluiten van HR-data dusdanig laag geworden, dat ik prima in staat ben HR-inzichten te visualiseren en, indien aanwezig, trends waar te nemen.”
De complexiteit bij de opstart van SD Worx Insights – Insights Cloud zat eigenlijk enkel in het realiseren van de koppeling, een éénmalige handeling die plaats moet vinden, voordat je met de applicatie aan de slag kunt. Voorheen werkte het HR-team bij Bechtle meestal met excel exports als bron voor analytics. Het was relatief veel werk en bovendien foutgevoelig om periodiek de brondata te updaten. Na het tot stand brengen van de koppeling met Data & Insights is de data altijd automatisch up-to-date.
Vanwege de vertrouwelijkheid van de data heeft Bechtle ervoor gekozen om het team dat met de oplossing werkt bewust klein te houden. Bovendien is Maarten zijn voorkennis op het gebied van data analyse uiteraard een erg groot voordeel om dit project voortvarend van start te laten gaan.
“Nu kunnen we er op vertrouwen dat de data altijd actueel is. Het is bevrijdend om te kunnen werken met alle data die 'onder water' in de HR-tool van SD Worx beschikbaar is. Dat biedt mij verschillende mogelijkheden die bijvoorbeeld met ad-hoc rapporten of standaard overzichten niet haalbaar zijn. Daarmee voldoet de tool absoluut aan mijn verwachtingen.”
Dashboards uitbreiden en administratieve HR-processen automatiseren
“In beginsel was het doel om ‘aan de slag te gaan’ met HR data.” Vertelt Maarten. Dit is laagdrempelig begonnen, met hulp van het team binnen SD Worx dat de pilotfase begeleidde. Zij hebben de rapportagewensen omgezet naar een paar eenvoudige dashboards waar het HR-team van Bechtle direct mee aan de slag kon.
Naarmate Maarten en zijn team langer met de oplossing werkten willden ze al snel over steeds complexere dashboards en rapportages beschikken. Vanuit de eerste dashboards zijn zij nu zelf, volledig naar eigen behoefte een aantal nieuwe dashboards (o.a. dashboards waarin HR-data wordt gecombineerd met non HR data) aan het ontwikkelen. Maarten: “Er wordt ondertussen gewerkt aan het automatiseren van bepaalde administratieve processen middels de tool. We zijn bijvoorbeeld bezig met geautomatiseerde verzuim- en verlofdashboards”
De beperkingen liggen op dit moment vooral in het gebrek aan tijd en aan de complexiteit van de data/analyse die ze willen doen. “Intern zit in de aanwezige kennis van Power BI in korte tijd al veel vooruitgang,”aldus Maarten, “verder hopen we dat we binnenkort de vraag naar HR-data voor het onderbouwen van bepaalde beleidskeuzes zullen zien toenemen.”
“We hebben de samenwerking als zeer prettig ervaren.” geeft Maarten tenslotte aan. “Er waren veel resources beschikbaar en we zijn zeer te spreken over de manier waarop we in de pilotfase bij de hand zijn genomen. Verder vinden we het fantastisch dat er continu aan uitbreiding van de beschikbare tools wordt gewerkt. Taken die voorheen voor uitdagingen zorgden zijn door technische ontwikkelingen als SD Worx Insights geen obstakel meer.”
De juiste stuurinformatie brengt je verder
Onderbouw je beslissingen met de juiste kpi’s, benchmarks en datavisualisatie.
